Служебная записка о подготовке ко вводу в эксплуатацию

Служебная записка о подготовке ко вводу в эксплуатацию – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации может обратиться один из её сотрудников, отчитаться о проделанной работе по подготовке оборудования ко вводу в эксплуатацию. Сегодня мы разберемся, что понимается под вводом в эксплуатацию, какие мероприятия можно отнести к этапу подготовки, зачем нужна подобная служебка и как правильно её оформить.

Ввод в эксплуатацию

Некоторое оборудование, которым предприятие может пользоваться в ходе осуществления своей деятельности, по признакам подходит к объектам основных средств. К таким объектам предъявляются особые правила по части их ввода в эксплуатацию, непосредственно самой эксплуатации, а также выведения из неё для продажи или, скажем, направления в ремонт.

Под вводом в эксплуатацию понимаются некие работы, связанные с монтажом, пуском и наладкой. Фактически это может означать установку объекта на определенное место в производственном помещении, его настройка, в том числе и аппаратная, проверка работоспособности. Перед тем, как приступать ко вводу в эксплуатацию, оборудование должно быть соответствующим образом подготовлено.

Под подготовкой ко вводу можно понимать проверку технического состояния объекта, степень его износа и прочие моменты. Если при предварительном осмотре никаких проблем с оборудованием выявлено не было, оно может быть допущено ко вводу в эксплуатацию.

Столько подготовительных шагов необходимо для того, чтобы избежать всевозможных проблем в будущем. Например, если на этапе монтажа выяснится, что у оборудования вовсе отсутствуют необходимые крепления, весь процесс встанет. Будет еще хуже, если уже после монтажа станет ясно, что устройство не исправно в принципе, нуждается в ремонте.

Служебная записка

Служебная записка о подготовке ко вводу в эксплуатацию составляется тем человеком, который фактически и отвечал за выполнение соответствующих работ. Обычно это начальник одного из структурных подразделений, связанных с монтажом оборудования, его ремонтом. Сама по себе служебка будет носить исключительно информативный характер. Её основной задачей будет являться донесение сведений до руководителя о том, что работы по подготовке завершены, огласить полученные результаты. Вполне вероятно, что подготовка ко вводу в эксплуатация могла пройти не совсем «гладко», нуждается в продлении сроков.

Передать служебную записку начальнику, по идее, нужно как можно скорее с даты окончания мероприятия по подготовке. Самый лучший вариант – составить служебку непосредственно в день завершения подготовки или на следующий день утром. Каждый день промедления может стоить организации серьезных денег, которые ни одна коммерческая фирма терять не желает.

Форма документа

Служебная записка о подготовке ко вводу в эксплуатацию является исключительно внутренним документом по своей природе, а значит, никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота. Также отметим, что с 2014 года отечественный законодатель и вовсе утратил интерес ко внутреннему документообороту частных компаний, позволяя им разрабатывать собственные правила самостоятельно.

Когда у кого-то из сотрудников возникает необходимость составить служебную записку, он вооружается подручными средствами, освежает в памяти общие правила делового документооборота. В частности, соблюдаем деловой стиль языка и нейтральный тон повествования.

Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4. Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку о подготовке ко вводу в эксплуатацию с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет обозначить, кому, от кого и по какому вопросу формируется данное обращение. В дательном падеже укажем ФИО и должность коллеги-руководителя, к которому и мы будем обращаться. Затем здесь же, но уже в родительном падеже, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия.

Ниже по документу обращаемся в адрес руководителя организации, сообщаем о том, что работы по подготовке ко вводу в эксплуатацию того или иного оборудования были завершены. Следующим шагом кратко разъясняем, как именно прошли работы, какой достигнут результат. Если руководителя всё устроит, он сможет издать приказ о вводе оборудования в эксплуатацию. Вполне вероятно, что руководить процессом ввода в эксплуатацию будет тот же человек, который занимался подготовкой ко вводу.

Примерный образец