Служебная записка о перерасходе топлива

Служебная записка о перерасходе топлива – это официальная бумага, в котором водитель организации разъясняет, почему по факту было затрачено больше топлива, чем запланировано. Сегодня мы разберемся, зачем нужна подобная служебная записка, в каких случаях она составляется, как правильно оформить документ.

План расхода ГСМ

В организациях, использующих автотранспортные средства или спецтехнику в своей работе, разрабатывают и закрепляют график расхода ГСМ на определенное расстояние. Например, если водитель ежедневно ездит по одному маршруту, необходимо провести замер расхода ГСМ по нему. Для этого на предприятии формируется комиссия, члены которой в присутствии водителя проходят маршрут, записывают все остановки, а на выходе фиксируют фактический расход топлива. Конечно, погрешность никто не отменял, однако в любом случае итоговый показатель не должен слишком разниться с запланированным.

Работник, осуществляющий свою трудовую деятельность на автомобиле, не имеет права пользоваться транспортным средством в своих личных целях. Всё имущество компании, выдаваемое сотрудникам под отчет, должно использоваться исключительно в рамках трудовой деятельности.

Перерасход топлива

Перерасход топлива – это стандартная ситуация, которая с определённой регулярностью встречается на практике. Когда водитель возвращается с рейса и сдаёт транспортное средство в гараж, обнаруживается, что фактически было затрачено несколько больше топлива, чем было запланировано. Здесь уже и возникают вопросы, а водителю предлагают составить служебную или же объяснительную записку по факту случившегося инцидента. Следует понимать, что далеко не в каждом подобном случае вина ляжет именно на водителя, ведь увеличение расхода топлива может от него и не зависеть.

На расход топлива влияет техническое состояние транспортного средства, условия его эксплуатации, навыки водителя и качество самого бензина (дизеля). Водитель, ежедневно работающий на машине, должен знать все её больные места, а значит, если дело в техническом аспекте, это будет легко подтвердить. Совершенно другой разговор, когда перерасход связан с особенностями вождения. Например, грузовые автомобили в среднем двигаются по трассе не более 80-90 километров в час, и не без причины. Именно на такой скорости образуется наиболее оптимальный расход топлива.

Служебная записка

Служебная записка о перерасходе топлива с легкостью может перерасти в объяснительную записку, если в ходе проверки выяснится, что ГСМ излишне расходуется по вине водителя. В документе сотрудник разъясняет свою точку зрения относительно того, с чем может быть связан перерасход. Установленный на автомобиле GPS-датчик или ГЛОНАСС помогут администрации фирмы сразу же отмести подозрения относительно использования ТС в личных целях.

Если же никаких геолокационных маячков на транспортном средстве не установлено, водителю не придётся оправдываться, ведь, по идее, именно организация обязана доказывать вину своего подчинённого. В противном случае работник сможет обжаловать решение руководства о наложении на него материальной ответственности в судебном порядке или через обращение в трудовую инспекцию.

Служебная записка подаётся на имя директора компании, его заместителя или непосредственного начальника, заметившего перерасход топлива. Всё будет зависеть от особенностей организации внутренней работы на предприятии.

Рассказываем, как правильно составить служебку

Служебная записка о перерасходе топлива как деловой документ будет формироваться из нескольких структурных элементов: шапки, основного содержательного блока, даты составления и подписи ответственного сотрудника. Разберемся, как не допустить ошибок при их исполнении.

В первую очередь мы должны уделить внимание шапке нашей официальной бумаги. В правом верхнем углу в родительном падеже прописываем ФИО директора, а также полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы. Далее по тексту, но уже в дательном падеже, укажем ФИО составителя служебки, занимаемую им должность на предприятии. Обозначать более подробные идентификаторы сторон необязательно, ведь документ всё же носит внутренний характер.

Следующим шагом мы обращаемся к лицу, запросившему предоставить служебку по факту инцидента, с уважением, начинаем выражать свою позицию относительно случившегося. Подтверждаем, что вы как водитель действительно осуществляли поездку по тому или иному маршруту, не забыл указать, какой итоговый расход топлива на него запланирован. Затем обозначим факт, что по факту завершения маршрута был замечен перерасход топлива на энное количество бензина или дизеля. Теперь мы должны объяснить, как так получилось.

На практике ссылаются на плохие погодные условия, в связи с которыми пришлось изменить оптимальную для расхода топлива скорость, ремонт дороги на трассе, неполадки в технической части автомобиля. Как бы то ни было, самое главное для работника – отвести подозрения с себя, ведь, если выяснится, что именно он слил ГСМ или израсходовал их в личных целях, придётся не только компенсировать расходы, но также подвергаться дисциплинарному взысканию. За подобный проступок могут даже уволить.

Ниже по документу ставим дату формирования служебной записки, а также заверяем всё вышесказанное подписью сотрудника-составителя с расшифровкой. В таком виде служебку можно назвать полностью сформированной и готовой к передаче на рассмотрение руководством.

Примерный образец