Служебная записка о переносе конечного срока выполнения работ

Служебная записка о переносе конечного срока выполнения работ – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя может обратиться ответственный за определенный проект сотрудник, сообщить о том, что сроки сдачи нужно переносить, так как он не сможет быть завершен вовремя. Сегодня мы разберемся, по каким причинам сроки выполнения работ могут сдвигаться, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Сроки выполнения работ

Когда организация планирует взяться за выполнение каких-либо работ, она всегда ограничивает временной промежуток, в течение которого заказ и будет выполняться. Речь может идти как о работах внутри предприятия, так и о взаимодействии с каким-либо контрагентом, договоре подряда или договоре возмездного оказания услуг. Сроки устанавливаются для того, чтобы грамотно распределить силы сотрудников, материальные ресурсы, сориентировать руководство относительно будущих планов.

Ответственность за выполнение работ всегда возлагается на одного конкретного работника. Это может быть бригадир, начальник группы или иной представитель руководящего звена. Именно этот человек будет держать связь с руководством всей компании в целом, с представителями компании-заказчика, а также осуществлять фактическое руководство всем процессом осуществления работ. Так, если нужно будет выделить дополнительные рабочие силы или материальные ресурсы, начальник сообщит об этом, сделает официальный запрос.

Примерно то же самое касается и сроков выполнения работ, ведь на этапе планирования утверждаются весьма условные временные рамки. Всегда могут произойти определенные обстоятельства, которые сократят либо, наоборот, увеличат сроки выполнения работ. Сюда можно отнести проблемы с поставщиками, погодные условия, отношение работников и прочие факторы.

Если так вышло, что сроки выполнения работ изменяются, нужно сообщить об этом руководству. Причем речь может идти как об увеличении, так и о сокращении.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о выполнении конечного срока выполнения работ, следует отметить, что каких-то стандартных бланков или шаблонов для составления такого рода документов отечественный законодатель не предусмотрел вовсе, а значит, придется формировать официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме. Заниматься этим должен начальник рабочей бригады.

Для правильного составления служебной записки ему придется освежить в памяти общие правила делового документооборота, изучить стандартную для таких документов структуру. В частности, служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Из содержания шапки должно стать понятно, кому подается официальная бумага и от кого. В основном содержательном блоке мы будем доносить сведения о переносе срока выполнения работ. Пол реквизитами же принято понимать дату и подпись.

Что касаемо исполнения содержания, здесь есть два способа. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить записку

Процесс формирования служебной записки о переносе конечного срока выполнения работ нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать идентификаторы действующих лиц. В частности, указываем ФИО и должность лица, которому адресуется служебная записка. В качестве адресата может выступить директор или один из его заместителей. Затем здесь же, немного отступив вниз, пропишем аналогичный набор сведений об авторе служебной записки. Чаще всего автором выступит один из локальных руководителей.

Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока нашей служебки. Обращаемся к руководителю, утверждаем, что курируем выполнение работ по такому-то заказу, на таком-то объекте. Прописываем, когда работы должны были быть выполнены по плану.

Следующим шагом утверждаем, что утвержденные на этапе планирования сроки необходимо перенести по тем или иным обстоятельствам. Здесь мы должны будем привести конкретные обстоятельства, повлиявшие на сроки, а также предложить новые сроки.

В завершение работы с официальной бумагой мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебная записка будет уже полностью сформирована, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции от руководства организации.

Директор компании на основании нашей служебной записки сможет предпринять определенные меры, которых требует ситуация:

• продлить работникам командировку;
• утрясти вопросы с переносом сроков с контрагентом;
• разобраться с недобросовестными субподрядчиками и поставщиками товаров;
• и так далее.

Примерный образец