Служебная записка о необходимости приобретения оборудования

Служебная записка о необходимости приобретения оборудования – это документ, с которым сотрудник компании может обратиться к своему непосредственному руководителю или директору с просьбой закупить новый инструмент для работы. Сегодня мы расскажем, в каких случаях подаётся подобная официальная бумага, приведём инструкцию по его формированию.

Оборудование предприятия

Всё оборудование, которым предприятие пользуется в своей деятельности, должно стоять на учете, в том числе бухгалтерском. В частности, здесь закладываются расходы на ремонт, техническое обслуживание, просчитывается амортизация и так далее. Все эти тонкости юридического оформления мало интересуют работника, непосредственно взаимодействующего с оборудованием.

Только человек, ежедневно использующий оборудование, может однозначно оценить его качество, выработку и так далее. Чаще всего с инициативой о приобретении нового оборудования выступает начальник отдела, цеха, бригады. Так, например, бригадир видит, что его подчинённым для работы не хватает электрического отбойного молотка, работники орудуют кувалдами. Новое оборудование значительно ускорит рабочий процесс, облегчит задачу сотрудникам, а также принесёт прибыль организации в целом.

Чем быстрее и качественнее сотрудники будут справляться со своей задачей, тем больше работы они смогут сделать, а значит, заработают для организации больше денег. Грамотный директор не будет экономить на оборудовании для своей компании, ведь знает, что вложенные средства вернутся в многократном размере через время.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой документ, содержащий обращение от одного сотрудника компании к другому. В нашем случае обращение будет носитель вертикальный характер, то есть адресоваться от работника на нижестоящей должности работнику на вышестоящей должности. Документ является внутренним, то есть не покинет стен предприятия, тем не менее оформить его всё равно придётся надлежащим образом.

Как мы уже говорили ранее, чаще всего с просьбой о приобретении оборудования выступает руководитель одного из звеньев организации, тем не менее в теории это может быть совершенно любой работник. Директор в любом случае должен рассмотреть обращение, проанализировать его содержание и принять итоговое решение. Если окажется, что приобретение нового оборудования окажется экономически невыгодным решением, вероятнее всего, директор откажет в удовлетворении просьбы.

Форма документа

Служебные записки по большей части составляются в свободной форме, однако не всегда. Например, для наиболее популярных обращений организации стараются подготавливать бланки. Так, если сотрудники компании часто обращаются в бухгалтерию с просьбой заплатить государственную пошлину, имеет смысл задуматься о разработке шаблона соответствующей служебной записки. Подобное решение сделает документооборот предприятия более единообразным.

Записка о необходимости приобретения оборудования не является популярным документом, ведь носит ситуативный характер. Для подобных бумаг шаблонов, как правило, не предусматривают. В таком случае нам придётся формировать «служебку» своими силами. Для этого потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4.

Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Мы бы посоветовали отдать предпочтение именно печатному варианту, ведь машинописный текст значительно проще воспринимается человеческим глазом.

Инструкция по составлению «служебки»

Служебная записка, равно как и любой другой деловой документ, будет формироваться по правилам документооборота: структура документа, деловой стиль языка, нейтральный тон повествования и так далее. Для нас это означает соблюдение вполне конкретной чёткой структуры: шапка, содержательный блок, дата и подпись. Разберемся, как правильно их оформить.

Шапка представляет собой блок с содержанием информации о том, кому и от кого подаётся служебная записка. В правом верхнем углу листа бумаги пописываем ФИО руководителя фирмы, полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Этих сведений будет вполне достаточно.

Ниже по документу необходимо в первую очередь разъяснить директору, кто вы, чем занимаетесь на предприятии. Затем утверждаем, что для вашей работы требуется оборудования, которого на предприятии по каким-то причинам нет. Обозначим, что это за оборудование, сколько оно стоит, где его приобрести. Если заранее дать директору раскладку по вашему запросу, решение не заставит себя долго ждать. Следующим шагом мы обращаемся к руководителю компании и просим его приобрести необходимое для работы оборудование.

Если у предприятия есть на счетах свободные денежные средства, которые оно готово пустить на улучшение качества работы своих сотрудников, вероятнее всего, ваша служебная записка получит одобрительный ответ.

В завершение работы с документом ставим дату его формирования, а также заверяем все вышенаписанное автографом исполнителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). В таком виде «служебку» уже можно передавать директору на рассмотрение. О результатах принятого решения вас уведомят в устной или письменной форме.

Примерный образец