Служебная записка о назначении ответсвтенного за организацию работы с обращениями

Служебная записка о назначении ответственного за организацию работы с обращениями – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации может обратиться один из сотрудников, выступить с инициативой назначения одного из работников ответственным за обращения, как внутренние, так и внешние. Сегодня мы разберемся, что включает в себя работа с обращениями, кто может выступать ответственным за неё, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Работа с обращениями

Вне зависимости от того, каким видом деятельности занимается организация, в любом случае ей так или иначе придется работать с обращениями. Речь может идти как о внешних обращениях, так и о внутренних. Рассмотрим поподробнее, как работает это система.

Ко внешним обращениям можно отнести следующие документы:

• обращения государственных органов с запросами и требованиями;
• обращения контрагентов по различным поводам;
• обращения потребителей с заявлениями и жалобами.

Что касаемо внутренних обращений, то речь идёт о любых взаимодействиях между сотрудниками организация. Например, это могут быть заявления в отдел кадров по части отпуска или иных вопросов, служебные записки с различного рода инициативами. Такими документами должна заниматься кадровая служба, однако внешних документов кадровики не касаются.

Внешние обращения

Правильная организация работы с обращениями – это залог стабильной работы компании без привлечения лишнего внимания со стороны государственных ведомств. Дело в том, что частные предприятия обязаны отвечать на поступающие в их адрес обращения и запросы, будь то от граждан (потребителей) или же контролирующих органов. Более того, на подготовку таких ответов выделяются свои сроки. Временные промежутки будут разниться от случая к случаю. Например, на ответ потребителю, в среднем, дается десять дней. Чаще всего для подготовки ответов органам срок увеличивается до месяца.

Пропуск срока практически всегда будет означать совершение административного правонарушения, начисление неустойки и выход за рамки законодательства. Для того чтобы не допустить ничего из вышеперечисленного, компания должна со всей ответственностью подходить к организации работы с обращениями. Самым лучшим решением станет назначение одного из работников ответственным за обращения.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о назначении ответственного за организацию работы с обращениями, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления подобной официальной бумаги. Таким образом получается, что служебную записку инициативному сотруднику придется в любом случае составлять самостоятельно и в свободной форме. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота и приступаем к работе. Также нам следует ориентироваться на схожие документы, встречающиеся в работе. Все они формируются примерно по одной и той же формуле.

Если обратить внимание на структуру, то служебку можно четко разделить на следующие элементы:

• шапка;
• основной содержательный блок;
• реквизиты.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс формирования служебной записки о назначении ответственного за организацию работы с обращениями лица с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её начальника в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, оставим ФИО и должность автора служебки, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к директору, просим его рассмотреть инициативу назначения одного из сотрудников компании ответственным за организацию работы с обращениями. Здесь мы должны будем замотивировать такое решение, указав на его важность. Также можно привести перечень обязательств, которые лягут на плечи ответственного.

Как показывает практика, большинство работников не желают брать на себя дополнительную ответственность, не понимая личной выгоды. Для того чтобы сбалансировать этот момент, нужно рассмотреть инициативу введения надбавки за дополнительную ответственность. Как ни крути, а сотруднику придется выполнять больше работы в отрыве от своей основной работы, чем бы он ни занимался.

В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования документа. Теперь, когда наша служебка уже полностью оформлена, нам останется только передать её на рассмотрение начальнику и дождаться его ответной реакции. Следует иметь в виду, что в теории директор может и отказать в удовлетворении такой инициативы, если он не сочтет идею оптимальной.

Примерный образец