Служебная записка о назначении ответственным за делопроизводство

Служебная записка о назначении ответственным за делопроизводство – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации может обратиться фактически любой её сотрудник, выступить с инициативой возложения ответственности за делопроизводство в фирме на одного конкретного человека. Сегодня мы постараемся разобраться, что входит в обширное понятие «делопроизводство», кто должен отвечать за правильность ведения дел, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Делопроизводство на предприятии

Делопроизводство как направление деятельности представляет собой комплекс мероприятий, связанных с ведением документом, их формированием в дела, хранением, нахождением и использованием. Если еще в советские годы существовали единые стандарты делопроизводства, разъясняющие, как нужно формировать документацию в дела правильно, то сейчас этот вопрос целиком и полностью отдан на откуп организациям и их руководству. Предполагается, что каждая фирма вправе самостоятельно определить, каким именно образом будет выглядеть её внутренний документооборот, как она будет объединять документы в дела и так далее и тому подобное.

Если углубиться в практику делопроизводства, станет понятно, что существует несколько основных способов ведения документооборота, формирования дел и их хранения. В основе каждого из них заложены одни и те же принципы, строящиеся на упорядочивании дел, их распределении.

В крупных организациях, имеющих свои собственные архивы, даже нанимают отдельных сотрудников, которые и будут заниматься документоведением. В должностные обязанности таких работников будет входить принятие официальных бумаг от коллег, их распределение по делам, коробкам, полкам. Каждое дело имеет свой уникальный номер, который в свою очередь должен быть занесен в профильный журнал. Опытный делопроизводитель без особого труда за считанные минуты сможет разыскать нужное дело, выдать его просящему.

Служебная записка

Служебная записка о назначении ответственным за делопроизводство на предприятии представляет собой строго внутренний документ, используемый в рамках внутреннего документооборота. Отсюда мы делаем вывод, что он используется исключительно для разрешения внутренних вопросов, задач.

Выступить автором такой служебки может совершенно любой сотрудник, посчитавший, что компания уже более не может нормально функционировать без ответственного за делопроизводство. Это может быть один из делопроизводителей или же человек, регулярно сталкивающийся с архивом, поиском архивных документов.

Что касаемо адресата записки, то здесь всё весьма прозаично. Дело в том, что принимать решения относительно назначения тех или иных сотрудников ответственными за определенные направления деятельности может только руководитель. Осуществлять руководство обществом с ограниченной ответственностью уполномочен его директор, а значит, именно в его адрес мы и будем обращаться с нашей служебной запиской.

Следует понимать, что руководитель обязан лишь рассматривать все поступающие в его адрес обращения, а не удовлетворять каждое из них. Решение вопроса об удовлетворении будет целиком и полностью зависеть от ситуации, а также той инициативы, которые вы собираетесь предложить директору.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о назначении ответственным за делопроизводство, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Отсюда получается, что в теории совершенно любой человек, имеющий соответствующее желание, может взять ситуацию в свои руки и самостоятельно сформировать подобную служебку. Здесь достаточно будет руководствоваться одними лишь общими правилами делового документооборота, придерживаться их на всём пути.

Во-первых, не забываем о существовании стандартной для подобных обращений структуры. В частности, наша служебка должна будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Во-вторых, на протяжение всей работы мы будем придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Это крайне важно, поскольку обращаться мы будем к руководителю, а он привык работать именно с такой документацией.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о назначении ответственным за делопроизводство нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги потребуется обозначить полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора данной служебной записки. Такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку полностью оформленной.

Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока нашей служебки. Здесь мы должны официально обратиться к начальнику, выразить инициативу о назначении одного из наших коллег ответственным за делопроизводство. В обязательном порядке мотивируем, зачем вообще организации нужен ответственный за делопроизводство сотрудник. Ничего не запрещает назвать в качестве кандидата себя.

В завершение работы с официальной бумагой необходимо будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда большая часть работы уже осталась позади, нам остается только передать служебку начальнику на рассмотрение, дождаться его ответной реакции.

Примерный образец