Служебная записка о назначении ответственного за должностные инструкции

Служебная записка о назначении ответственного за должностные инструкции – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступив с инициативой назначения того или иного человека на пост ответственного за локальные акты с обязанностями и правами работников. Сегодня мы разберемся, что представляет собой должностная инструкция, кто должен за них отвечать, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Должностные инструкции

Должностная инструкция представляет собой локальный акт работодателя, в котором расписываются права и обязанности сотрудников. Отметим, что наличие должностные инструкций это не требование законодателя, а лишь предоставляемая работодателю возможность для более детальной регламентации правоотношений с работниками.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что человек обязан выполнять только те задачи, которые прямо прописаны в его трудовом договоре или ином локальном акте работодателя. В качестве такого акта может выступить коллективный договор или же, непосредственно, должностная инструкция. Любые поручения, выходящие за рамки полномочий человека, не должны им исполняться, в том числе, если они исходят от вышестоящего руководства.

Как правило, компания начинает пользоваться должностными инструкциями лишь тогда, когда её штатное расписание обрастает множеством штатных единиц. Развитие любого бизнеса неразрывно связано не только с количественным, но и с качественным ростом. Например, если изначально компания способная работать, имея лишь директора и бухгалтера, то в дальнейшем ей потребуются кадровики, менеджеры, завхоз, специалист по охране труда и прочие сотрудники. Если у каждого из них будет своя чётко прописанная должностная инструкция, работать станет куда проще.

Ответственный за инструкции

Ответственный за должностные инструкции человек должен не только заниматься разработкой всё новых документов, необходимых для внедрения в работу, но также и следить за актуальностью уже существующих. Дело в том, что любая организация – это постоянно развивающийся организм, а многие обязанности зачастую перетекают от одних сотрудников к другим. Например, если еще вчера подбором персонала занимался кадровик, то теперь такие обязанности у него пропали, перешли на вину HR-специалиста.

Работник, отвечающий за должностные инструкции, должен иметь определенные познания в сфере кадров, Трудового законодательства и отечественного закона в целом. По сути дела, идеальным кандидатом для замещения такой должности станет юрист с кадровым образованием или же, наоборот, кадровик с дипломом юрфака. Такой человек понимает, какие вещи можно прописать в права и обязанности работников, к каким последствиям это может привести.

Как ни крути, а должностная инструкция – это локальный акт работодателя, а им обязаны подчиняться все сотрудники организации без исключения. Таким образом получается, что весьма важно иметь грамотно составленные должностные инструкции, чтобы они не сыграли в минус и не загнали компанию в тупик.

Форма документа

Служебная записка о назначении ответственного за должностные инструкции представляет собой строго внутренний документ из внутреннего документооборота. Этот факт означает, что официальная бумага никогда не должна покинуть пределы предприятия. Отечественный законодатель в 2014 года окончательно утратил любой интерес ко внутренним документам компаний, а значит, теперь подобные служебки могут составляться сотрудниками самостоятельно и в свободной форме. Единственное, чем нам придется руководствоваться, – это общие правила делового документооборота.

Во-первых, не следует забывать о существовании стандартной для подобных документов структуры. В частности, наша служебка должна формироваться из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Во-вторых, мы должны будем придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования, придав нашему обращению официоза. Дело в том, что обращаться мы будем к руководителю, а он принимает в работу исключительно документы подобного толка.

Исполнить текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о назначении ответственного за должностные инструкции лица нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать, кому подается записка, от кого. Для этого в дательном падеже укажем ФИО и должность коллеги, к которому мы собираемся обратиться, а также ФИО и должность автора записки. Сведения о коллеге обозначим в дательном падеже, а о себе – в родительном.

Ниже по документу мы приступим к основному содержательному блоку нашей служебки. Здесь мы официально обратимся к начальнику, попросим назначить одного из сотрудников нашей компании ответственным за разработку и редактирование должностных инструкций. Обязательно пропишем, зачем компании вообще нужен такой работник, кого, по вашему мнению, следует поставить на эту должность.

Примерный образец