Служебная записка о направлении основного средства в ремонт

Служебная записка о направлении основного средства в ремонт – это документ, с которым один из работников компании может обратиться в адрес её руководителя, выступив с инициативой временного выведения основного средства из эксплуатации, его направления в ремонт. Сегодня мы разберемся, какие объекты могут быть отнесены к основным средствам производства, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Основные средства

Основное средство производства с точки зрения Федерального закона «О бухгалтерском учете» — это специальный объект налогового и бухгалтерского учета, используемый в деятельности предприятия. Предполагается, что такие объекты должны учитываться юридическими лицами в особенном порядке. Например, на основные средства начисляется амортизация, а любое их перемещение должно сопровождаться соответствующим актом:

• введение в эксплуатацию;
• направление в ремонт;
• списание;
• передача на хранение;
• и так далее.

Если акт фиксирует фактические обстоятельства, которые происходят с объектом основных средств, то вот служебная записка должна будет выступить первой официальной бумагой в данной процедуре. Дело в том, что все решения, касающиеся перемещения объекта основных средств, должен принимать руководитель посредством издания приказов.

Таким образом получается, что сами работники, пусть даже и во главе со своим непосредственным начальником, не имеют права отказываться от эксплуатации основного средства и принимать решение о его направлении в ремонт. Именно поэтому нам и необходима служебная записка.

Служебная записка

Служебная записка о направлении основного средства в ремонт является исключительно внутренней официальной бумагой, предназначенной для обращения во внутреннем документообороте организации. Дело в том, что любой приказ директора, чего бы он ни касался, должен на чем-то основываться. В нашем случае в качестве основания выступит служебная записка о направлении основного средства в ремонт. В тексте распоряжения директор оставит ссылку на письменное обращение сотрудника.

Срок хранения служебной записки в архиве предприятия – пять лет. В течение этого срока документ должен находиться где-то на территории организации таким образом, чтобы в любой момент была возможность его разыскать и предоставить на рассмотрение контролирующим органам. Такая ситуация может возникнуть, если на предприятие нагрянет проверка из налоговой инспекции.

Выступить автором служебной записки о направлении основного средства в ремонт в теории может совершенно любой сотрудник организации, однако будет лучше, если это будет человек, непосредственно взаимодействующий с объектом. Например, если мы говорим о каком-то станке, выступить автором служебки может оператор этого станка, его наладчик или даже начальник цеха.

В силу того, что сотрудники в рамках своей трудовой деятельности на ежедневной основе взаимодействуют с основным средством, они располагают информацией относительно его текущего технического состояния.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о направлении основного средства в ремонт, следует отметить, что каких-то заранее заготовленных бланков или шаблонов для формирования такого документа не предусмотрено вовсе. Здесь работнику, взявшемуся за дело, придется руководствоваться общими правилами делового документооборота и уделять внимание структуре служебной записки.

По структуре наша служебка должна состоять из нескольких структурных элементов, которые нужно грамотно наполнить содержанием. В частности, речь пойдет о заполнении шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст служебной записки сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс составления служебной записки о направлении основного средства в ремонт следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой вы трудитесь, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, такого набора информации о сторонах окажется вполне достаточно.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дожидаться ответа от руководства. Если директор согласует инициативу направления основного средства в ремонт, ему потребуется издать соответствующий приказ, составить соответствующую приемо-сдаточную комиссию. Вполне вероятно, что автор служебки также войдет в её состав.

Примерный образец