Служебная записка о направлении директора в командировку

Служебная записка о направлении директора в командировку – это документ из разряда кадровых, на основании которого руководитель организации сможет поехать в служебную поездку официально. Сегодня мы разберемся, кто и на чье имя должен писать такую служебную записку, зачем она вообще нужна, как правильно её оформить.

Командировка директора

Командировка или же служебная поездка согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации представляет собой исполнение сотрудником своих прямых должностных обязанностей вне привычного для него места работы. Многие ошибочно полагают, что командировка обязательно должна быть связана с выездом за пределы города или даже региона. На практике же даже работа в соседнем офисном здании уже может считаться служебной поездкой.

Закон «О труде» предусматривает целую процедуру оформления служебной поездки, включая в себя составление следующих документов:

• служебная поездка на командировку;
• приказ на командировку от имени директора.

Если в командировку должен отправиться сам директор, в процесс оформления вносятся некоторые корректировки. Фактически руководитель будет отправлять в служебную поездку сам себя: сам составить служебную записку на своё же имя, самостоятельно издаст соответствующий приказ о направлении в командировку.

Служебная записка

Служебная записка о направлении директора в командировку является тем документом, с которого и начинается вся процедура оформления служебной поездки. Несмотря на то, что, по идее, директор сам должен составить её на своё же имя, фактически исполнением официальной бумаги займется другой сотрудник.

Вопросами оформления внутренних документов, распорядительной документации и работой с личными официальными бумагами работников занимается отдел кадров. Именно кадровик и будет составлять служебную записку.

Оформляем командировку

В тексте служебной записки директор будет просить направить сам себя в служебную поездку, просить выделить авансовые денежные средства на удовлетворение служебных нужд. В частности, командировка всегда предполагает определенного рода расходы:

• транспорт;
• проживание;
• питание;
• представительские.

Представители руководящего состава, а тем более директор, обычно пользуются более дорогими услугами, если сравнивать с рядовыми сотрудниками. Например, руководитель может остановиться в номере класса люкс, а не в обычном экономе.

Обычно директор берёт деньги на командировку авансовым платежом, тратит столько, сколько придется, а уже по факту возвращения на работу возвращает излишки в бухгалтерию. Это куда более удобнее, чем получить «голые» суточные.

С точки зрения закона директор организации, если он не её единственный учредитель, является рядовым сотрудником, то есть наемным рабочим. Руководитель предприятия, как и все его подчинённые, имеет подписанный с юридическим лицом трудовой договор и заработную плату с премиями. Именно поэтому его выезд для осуществления работ за пределами привычного офиса и должен оформляться как обычная командировка, а не иначе.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о направлении директора в командировку, следует отметить, что документ является строго внутренним, а такого рода официальные бумаги в организациях принято формировать в свободной форме. Свободная форма служебной записки предполагает соблюдение общих правил делового документооборота и ничего кроме.

Во-первых, придерживаемся стандартной структуры для подобных официальных бумаг. В частности, наша служебка должна будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во-вторых, соблюдаем деловой стиль языка и нейтральный тон повествования.

Разбираемся, как составить служебную записку

Первым делом мы должны будем заполнить шапку нашей служебной записки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем в дательном падеже ФИО директора организации в дательном падеже, полное наименование нашей компании. Затем здесь же, немного отступив вниз, директор повторно указывает свои ФИО и должность, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Здесь директор как бы обращается сам к себе и просит направить себя же в служебную поездку. Прописываем место, в которое нужно направить, а также цель служебной поездки. Не забываем указать инициативу относительно выдачи в подотчет авансового платежа в определенном размере.

В завершение работы с официальной бумагой мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования документа. Теперь директору останется только подписать свою же служебную записку, после чего на её основании уже можно будет издать соответствующий приказ о направлении в командировку. В теории провести все регистрационные мероприятия можно за один рабочий день. Всё будет зависеть исключительно от занятости руководителя и расторопности кадровика.

Примерный образец