Служебная записка на замену принтера

Служебная записка на замену принтера – это документ, с которым в адрес ответственного за имущество компании может обратиться любой сотрудник, чьё многофункциональное печатное устройство вышло из строя, не может выполнять свою основную функцию. В рамках настоящего текста постараемся разобраться, кому адресовать подобную служебку, как правильно её составить, на что можно рассчитывать.

Принтер на работе

Лазерное МФУ (принтер плюс сканер) является неотъемлемым оборудованием для офисной работы любого характера. Распечатка и сканирование документации входит в должностные обязанности огромного количества профессий, а значит, если сотрудник лишится принтера, он попросту не сможет выполнять свою работу. Простой по вине работодателя никто не отменял, а значит, если вашу работу нельзя представить без принтера, а компания не может предоставить вам другой, появляется возможность заявить служебку о простое. Трудовой кодекс Российской Федерации делает подобное время простоя оплачиваемым из кармана организации.

Когда принтер выходит из строя, следует незамедлительно сообщить об этом факте ответственному лицу. Это может быть системный администратор, заведующий по административно-хозяйственной части или штатный айтишник. Сотрудник будет обязан принять ваше документальное обращение к своему производству, выделить время в графике и забрать устройство для технического осмотра. Возможно, проблема не является серьезной, замена МФУ не потребуется.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота предприятия. Посредством служебок сотрудники одной фирмы могут обмениваться информацией, делиться планами, предлагать решать вопросы, выражать просьбы и так далее. В нашем случае мы будем просить ответственное лицо разобраться с нашей проблемой по части принтера.

Принтер является устройством, требующим постоянного обслуживания. Речь идёт не только о регулярной замене или заправке картриджа, но также о чистке сопел, фильтров, внутренностей МФУ. Если не следить за оборудованием, рано или поздно оно выйдет из строя, придётся направлять его в ремонт или вовсе покупать новое.

У каждого устройства, числящегося в собственности организации, есть свой инвентарный номер, принтер не является исключением. В содержании записки потребуется его обозначить. Таким образом мы облегчим задачу ответственному сотруднику, ведь он сразу же сможет сориентироваться, о какой именно устройстве идёт речь. Если ранее с ним уже возникали подобные проблемы, возможно, сразу же станет понятно, как её решить.

Форма документа

Служебная записка как разновидность документации относится к внутреннему документообороту организации, а значит, законодатель не предъявляет к её форме никаких особых требований. Таким образом получается, что сформировать официальную бумагу можно в произвольном виде, пользуясь общими правилами делового документооборота. Речь идёт о деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования.

Иногда предприятие может заняться организацией работы своих сотрудников, разработать и утвердить собственные фирменные бланки. Подобное решение сделает документооборот компании более целостным и единообразным, упростит задачу подчинённым, ведь им не придётся каждый раз «изобретать велосипед». Как бы то ни было, если никаких бланков в фирме не утверждено, придётся брать ситуацию в свои руки, составлять служебку своими силами.

Написать текст записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В качестве носителя информации мы всегда будем использовать чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка как деловой документ будет состоять из нескольких структурных элементов: шапки, основного содержательного блока с утверждением поломки МФУ и необходимостью его замены, а также даты формирования официальной бумаги, подписи составителя. Разберемся, как не допустить ошибок при их оформлении.

Первым делом уделим внимание шапке, размещаемой в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО ответственного лица, к которому мы обращаемся, в дательном падеже, а также его должность в компании. Далее по тексту обозначим ФИО и должность заявителя служебки, но уже в родительном падеже. Указывать прочие идентификаторы не нужно, ведь документ является внутренним.

Ниже по документу уважительно обращаемся к адресату служебки, утверждаем, что принтер, установленный в нашем кабинете, вышел из строя. Детально описываем, в чем конкретно заключается поломка, что не так с устройством, попутно прописывая его инвентарный номер. Затем выражаем просьбу о замене вышедшего из строя принтера на период ремонта или навсегда, если МФУ не подлежит восстановлению.

В завершение работы с документом мы ставим дату его формирования, а также заверяем всё вышеизложенное автографом составителя с расшифровкой. В таком виде служебку можно назвать полностью составленной и готовой к передаче по назначению. Как только у ответственного лица появится свободное окно в графике, оно заберет вышедший из строя принтер, установит вам новый.

Примерный образец