Служебная записка на замену офисного кресла – это документ, в котором один из сотрудников предприятия обращается к ответственному за имущество лицу, просит заменить его рабочее кресло на другое по тем или иным причинам. Сегодня мы расскажем, зачем нужна такая официальная бумага, как правильно её составить, что написать, чтобы ваш запрос однозначно удовлетворили.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Замена кресла по просьбе
Офисное кресло – неотъемлемый элемент рабочего пространства любого офисного работника. Чем лучше и качественнее кресло, тем меньше сотрудник будет уставать, сидя за столом, а значит, сможет выполнить больше работы, сделать её качественно. Хороший работодатель это понимает и не станет экономить на мебели для своих подчинённых, однако на практике случаются самые разнообразные ситуации.
Сообщение между сотрудниками одной организации принято осуществлять через служебные записки. Конечно, в теории можно заявить и устную просьбу о замене кресла, однако такое приветствуется далеко не в каждой компании. В крупных фирмах посредством служебных записок осуществляется большинство взаимодействий между коллегами. Таким образом работники снимают с себя ответственность за совершение тех или иных действий.
Приведём пример со стулом:
Работник компании обратился к заведующему по административно-хозяйственной части с устной просьбой о замене офисного кресла, а тот в свою очередь без лишних раздумий удовлетворил запрос и выдал мебель, стоящую на складе. Во время инвентаризационной проверки у комиссии возникли вопросы относительно того, зачем сотруднику было выдано новое кресло. Заведующий по АХЧ смог лишь передать слова своего коллеги, обратившегося с просьбой.
Если бы у заведующего на руках осталась служебная записка, он смог бы на её сослаться, снять с себя дополнительную ответственность. Это одна из функций «служебок».
Служебная записка
Как мы уже сказали ранее, «служебка» представляет собой просьбу от одного сотрудника другому, оформленная в надлежащем письменном виде. По идее обратиться с подобным документом может совершенно любой работник компании. Если разбираться в классификации данного вида официальных бумаг, можно выделить вертикальные и горизонтальные «служебки». Вертикальные адресуются вышестоящему руководству или нижестоящим подчинённым, а горизонтальные – равным по внутренней иерархии организации.
В нашем случае иерархичность не будет играть никакой роли, ведь здесь речь идёт о профильном обращении к ответственному по своему направлению деятельности. Так, запросить замену стула может совершенно любой работник: охранник, кадровик, юрист, заместитель директора или сам директор.
Форма документа
Форма служебной записки действующей редакцией Трудового кодекса Российской Федерации не утверждается. Более того, документ вовсе не упоминается в положениях нормативного правового акта, что позволяет нам сделать вывод о возможности его исполнения в произвольном виде. По идее, оформить «служебку» можно, имея под рукой лишь минимальный набор средств: чистый лист бумаги формата А4, чёрную или синюю шариковую ручку.
Зачастую в компаниях разрабатываются собственные бланки для формирования самых популярных «служебок», наиболее часто используемых сотрудниками. Это может быть, например, служебная записка на оплату госпошлины, о невыполнении плана продаж или что-то ещё. Подобные документы используются работниками в ежедневном обиходе.
Если конкретно в вашей организации никаких шаблонов не предусмотрено, а кадровик предлагает оформить документ своими силами, следует понимать, что задача не поставит в тупик даже неопытного сотрудника, никогда не работавшего с деловыми бумагами. Написать текст официальной бумаги допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Инструкция по составлению «служебки»
Служебная записка относится к документам из внутреннего документооборота организации, а значит, должна быть выполнена по всем устоявшимся правилам. Речь идёт о нейтральном тоне повествования, деловом стиле языка, определённой структуре. Что касаемо структуры, «служебка» будет состоять из шапки, содержательного блока, просьбы о замене офисного кресла, даты составления и подписи заявителя.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь просящий должен в дательном падеже указать ФИО коллеги, к которому обращается, занимаемую им должность на предприятии. Далее по тексту обозначим аналогичный набор сведений о себе, но уже в родительном падеже.
Ниже по документу мы начинаем разъяснять суть нашего обращения. Утверждаем, что офисное кресло, на котором мы работаем в данный момент, вышло из строя, поистрепалось или попросту морально устарело. Здесь потребуется описать, что именно вас не устраивает в нынешнем кресле. Возможно, ответственному сотруднику удастся решить проблемный вопрос без замены самого кресла, осуществив его ремонт. Также у каждого предмета, стоящего на балансе компании, есть свой инвентарный номер, который нелишним будет отметить.
В завершение работы с документом ставим дату его составления, а также заверяем всё вышеизложенное в «служебке» своим автографом с расшифровкой. В таком виде записку можно передавать адресату, ждать ответной реакции. В принципе, если у организации в запасе есть свободное офисное кресло или достаточное количество денежных средств, удовлетворение вашего запроса – лишь вопрос времени.
Примерный образец
