Служебная записка на замену масла в двигателе

Служебная записка на замену масла в двигателе – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться начальник гаража или водитель транспортного средства, попросить согласовать замену моторного масла в ДВС автомобиля. Сегодня мы разберемся, как часто нужно менять масло в двигателе, зачем нужна соответствующая служебная записка, как правильно её составить.

Служебные машины

Если организация в своей работе использует служебные машины, ей приходится надлежащим образом обслуживать свои транспортные средства. Помимо очевидной заправки бензобаков и необходимого ремонта, машину нужно ещё и обслуживать. В частности, речь идёт о регулярной замене колодок, моторного масла в двигателе и масла в коробке передач. Что касаемо замены масла, то это самая частая процедура из всех вышеперечисленных.

Автомеханики рекомендуют производить замену масла в двигателе каждые 6-10 тысяч километров, пройденных машиной. В условиях ежедневной эксплуатации транспортного средства в режиме городского транспорта процедуру придется производить фактически ежемесячно. Говоря о легковой машине, развозящей сотрудников по городу и командировки в ближайшие населенные пункты, масло придется менять примерно один раз в полгода.

Вместе с маслом заменяется еще и масляный фильтр, а значит, расходы несколько увеличатся. У каждого двигателя существуют свои требования по части консистенции заливаемого в него масла, свой литраж. В среднем, замена масла обойдется организации порядка трёх тысяч рублей. Если перемножить это значение на общее число машин в автопарке, а затем и на количество замен в году, мы получим солидную сумму.

Служебная записка

Служебная записка на замену масла в двигателе, по большей части, нужна для того, чтобы согласовать с руководителем выделение денежных средств на произведение процедуры. Так, например, деньги работнику могут быть выделены в подотчет либо же компания сможет закупить ГСМ самостоятельно, заказав ещё и масляный фильтр. В каждой организации этот вопрос разрешается по-своему.

Если человеку дадут деньги в подотчет, ему придется отчитаться за каждый потраченный рубль. В частности, потребуется принести в бухгалтерию чек о потраченных денежных средствах. Если у руководства возникнут вопросы относительно действительности трат, придется подтверждать расходы более детально.

Выступить автором служебки может водитель служебного транспорта или же начальник гаража, несущий ответственность за техническое состояние автомобилей. Что касаемо адресата, здесь всё индивидуально. Где-то адресатом будет начальник гаража, а где-то – директор. На каждом предприятии по-своему распределяются полномочия между работниками. Где-то все вопросы по части автотранспорта может решать начальник гаража, а где-то придется обращаться к директору.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на замену масла в двигателе, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает для составления таких официальных бумаг каких-либо унифицированных бланков или шаблонов. Если до 2014 года Минтруд и Госкомстат еще пытались как-то регулировать внутренний документооборот частных организаций и государственных учреждений, то сейчас этот вопрос целиком и полностью отдан в частные руки. Теперь руководство любого предприятия вправе самостоятельно определить, как именно будет выглядеть его внутренний документооборот. Для этого на местах разрабатываются фирменные бланки, утверждаются на локальном уровне. Если кто-то из работников решит составить служебку или иной внутренний документ, он сможет взять за основу стандартный шаблон.

В том случае, если в вашей фирме нет унифицированных бланков, придется составлять служебную записку самостоятельно. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами и приступаем к работе.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс составления служебки начинаем с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, несколько отступив вниз, укажем ФИО автора служебки, занимаемую им должность на предприятии согласно штатному расписанию. В силу того, что настоящее обращение носит строго внутренний характер, такого набора идентификаторов адресата и заявителя окажется вполне достаточно.

Ниже по документу обращаемся к директору с инициативой замены моторного масла в двигателе одного из служебных автомобилей. Указываем, о какой конкретно машине идёт речь, прописав её марку и государственный регистрационный номер. Если вы планируете произвести замену самостоятельно, можете попросить выдать вам в подотчет энную денежную сумму, предполагая, что в дальнейшем вы предоставите чеки, отчитаетесь о тратах перед бухгалтерией.

Примерный образец