Служебная записка на закупку спецодежды

Служебная записка на закупку спецодежды – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации теоретически может обратиться совершенно любой сотрудник, запросить согласования закупки комплектов рабочей одежды для персонала. Сегодня мы разберемся, что понимается под спецодеждой, кто отвечает за её закупку, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Спецодежда

Спецодеждой признается специальная экипировка, которая должна использоваться работником во время осуществления его трудовой деятельности. Основная задача спецодежды – это защита жизни и здоровья человека, а не его чистой одежды из гардероба. Так, в спецодежду входят различного рода каски, ботинки, тёплые штаны и куртки и так далее и тому подобное. Все эти предметы экипировки должны работать именно на здоровье человека, его безопасность.

Следить за соблюдением правил носки спецодежды должен специальный сотрудник. Как правило, таким человеком будет специалист по охране труда или же непосредственный руководитель группы рабочих: бригадир, мастер, начальник отдела.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обязан обеспечить своих работников всем необходимым для осуществления ими трудовой деятельности, в том числе и спецодеждой, если она полагается по закону. Это правило означает, что сам сотрудник не должен вносить совершенно никакой платы за комплект вещей. Более того, одежда со временем имеет свойство изнашиваться, а значит, её регулярно нужно обновлять, менять. Очень часто у аккуратных работников дома хранится несколько не распакованных комплектов одежды.

Заказ экипировки

Рабочая экипировка может как продаваться в специализированных магазинах или у профильных поставщиков, так и шиться на заказ по заявке организации. То, каким именно вариантом пользоваться, решает предприятие и её руководство в целом. Ответ на этот вопрос определяется исходя из количества сотрудников, на которых нужно раздобыть спецодежду, а также специфики самой униформы. Как правило, чем большую корзину для заказа формирует покупатель, тем большую скидку за опт ему предоставляет контрагент.

Фактически же заниматься закупкой спецодежды будет заведующий по АХЧ или иной специалист, занимающийся вопросами взаимодействия с поставщиками: специалист по закупкам, кладовщик и так далее. Именно этому работнику нужно будет оформить заявку на поставку спецодежды, связаться с поставщиками и так далее.

Сроки реализации заявки будут зависеть от следующих факторов:

• отшивается спецодежда или же поставляется уже заранее отшитая;
• удаленность поставщика от заказчика;
• объем заказанной партии.

Как правило, поставщики не упускают возможности включить оперативность поставки в стоимость каждого отдельно взятого изделия, а значит, придется заплатить больше, если униформа нужна в ближайшее время.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на закупку спецодежды, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предполагает применения каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления подобной официальной бумаги. Таким образом получается, что в теории любой желающий имеет возможность составить документ, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота и ориентируясь на ближайшие примеры.

Под общими правилами делового документооборота мы понимаем соблюдение стандартной для подобных документов структуры, то есть это шапка, основной содержательный блок и реквизиты. Также не следует забывать и деловом стиле языка, нейтральном тоне повествования.

Исполнить текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на закупку спецодежды нам следует начать с заполнения шапки официальной бумаги. Так, в правом верхнем углу листа бумаги нужно указать полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность нашего руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора данной служебки, но уже в родительном падеже. Такого набора идентификаторов сторон окажется вполне достаточно, чтобы посчитать служебку полностью составленной.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки. Здесь мы должны официально обратиться к нашему руководителю, попросить его согласовать инициативу закупки партии спецодежды для сотрудников такого-то отдела в таком-то количестве. Начальник должен понимать, о каких конкретно масштабах закупки идет речь, чтобы принять правильное решение.

Примерный образец