Служебная записка на закупку новогодних подарков

Служебная записка на закупку новогодних подарков – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступив с инициативой приобретение подарков к празднованию нового года. Сегодня мы разберемся, какие конкретно подарки предприятия закупают для своих работников и их детей, причем здесь служебная записка и как правильно её сформировать.

Новогодние подарки

Как известно, новый год – это время подарков. Организации с развитой корпоративной политикой не отстают от традиций и используют их внутри своей экосистемы. Так, директор может согласовать закупку и вручение подарков для работников и/или их детей. Говоря о детских подарках, имеются в виду наборы различных сладостей: конфеты, пряники, шоколадки, мармелад и так далее. Такие наборы обычно имеют ярку новогоднюю упаковку в атрибутике грядущего года.

Отметим, что Трудовой кодекс Российской Федерации ничего не говорит о подобной практики празднования тех иди иных событий. В теории организации может вовсе не дарить никому и никаких подарков. Как мы уже сказали ранее, такая практика имеет место на предприятиях с развитой корпоративной политикой. Потратив относительно небольшую денежную сумму, фирма получит лояльность своих сотрудников, а сами подчинённые поймут, что работодатель в действительности их ценит, относится к ним соответствующе.

Вопрос о том, кому дарить подарки, разрешается в каждом отдельно взятом случае по-своему. В теории директор может согласовать подарки для детей работников, однако может и для всех сотрудников без исключения. Здесь всё будет зависеть исключительно от бюджета организации и её финансовых возможностей.

Служебная записка

Служебная записка на закупку новогодних подарков представляет собой строго внутренний документ, обращающийся в рамках одного конкретно взятого предприятия. Автором служебки, вероятнее всего, выступит начальник отдела, собирающий информацию о своих подчинённых. В частности, начальникам отделов поручают обязанность по подготовке списков работников, которым нужно будет вручить подарки. Здесь история, скорее, не про выборку части сотрудников из общей массы, а про количество подарков.

Закупкой подарочных наборов будет заниматься заведующий по АХЧ или же кадровик. Именно на имя этого сотрудника и нужно будет подать служебную записку, чтобы тот знал, сколько подчинённых в отделе трудится фактически, а не числится по штатному расписанию. Так, часть работников могут находиться на длительных больничных или в декретных отпусках. Дарить подарки человеку, которого даже нет на рабочем месте, станет далеко не каждая организация.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на закупку новогодних подарков, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает нам для применения как таковых бланков или шаблонов. Это означает, что единственное, чем сотруднику организации придется руководствоваться при формировании документа, — это общие правила делового документооборота. Здесь речь идёт о соблюдении делового стиля языка, нейтрального тона повествования и вполне себе конкретной структуры.

По структуре наша служебная записка будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Таким образом получается, что сформировать документ мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на закупку новогодних подарков нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги потребуется указать, кому и от кого подается официальная бумага, по какому поводу. Здесь мы прописываем ФИО автора нашей служебной записки и занимаемую им должность в штатном расписании фирмы. Затем здесь же обозначим ФИО сотрудника организации, к которому мы и будем обращаться. Вероятнее всего, это будет руководитель компании, то есть её директор.

Ниже по документу обращаемся к руководителю и оставляем просьбу на осуществление закупки новогодних подарков для сотрудников отдела в таком-то количестве. Если речь идёт о детях, потребуется указать, сколько потребуется детских подарков. Также роль сыграть может и пол ребёнка, ведь зачастую подарочные наборы оформляются в конкретном дизайне. Например, девочки получат новогодние коробки со снегурочкой, а мальчики – с дедом морозом.

В завершение работы с документом автору служебной записки необходимо будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже составлена от и до, можно передавать её на рассмотрение и дожидаться ответной реакции руководителя. Как только директор рассмотрит такую инициативу, он издаст соответствующий приказ о проведении закупки новогодних подарков, выделит деньги. Фактически же заниматься воплощением инициативы в жизнь станет кадровик или заведующий по АХЧ.

Примерный образец