Служебная записка на закупку цветов к празднику

Служебная записка на закупку цветов к празднику – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться любой её представитель, выразить инициативу о приобретении цветов в рамках подготовки к тому или иному мероприятия, попросить деньги в подотчет на реализацию инициативы. Сегодня мы разберемся, каким образом происходит подготовка к поздравительным мероприятиям на работе, кто за это отвечает, зачем нужна служебка и как правильно её составить.

Праздники на работе

Организации с развитой корпоративной политикой регулярно проводят различного рода мероприятия, приуроченные к тем или иным датам. Например, это может быть 23 февраля, 8 марта, новый год, день рождения компании и различного рода профильные праздники. Хороший работодатель понимает, что отношение сотрудников к своему рабочему месту – это очень важный аспект успешности всего предприятия, различными способами пытается поднять привлекательность фирмы в глазах сотрудников, соискателей. И действительно, сотрудникам всегда приятно принимать участие в поздравительных мероприятиях, слушать слава благодарности за честный и добросовестный труд, получать цветы и подарки.

Цветы на работе принято дарить, как минимум, на 8 марта, но также некоторые работодатели дарят от себя букеты сотрудникам на дни рождения. Как правило, цветами принято одарять женщин, но также и многие мужчины не отказались бы получить красивый букет. В большинстве случаев именно представительницы женского пола получают букеты, а мужчинам достаются иные презенты.

Проведение праздников на работе – это всегда дополнительная статья расходов в бюджете организации на определенный период, которую необходимо закладывать заблаговременно. Как известно, именно в грамотном планировании и есть основа коммерческого успеха.

Покупка цветов

Выступить с инициативой приобретения букета может совершенно любой сотрудник фирмы, если такой традиции у организации нет. Как правило, если кто-то заводит речь о приобретении цветов, значит, предприятие уже ввело такую практику. Ответственность по покупке приятного подарка возлагается на одного из работников компании. В большинстве случаев эти обязанности возлагаются на специалиста на закупкам или заведующего по АХЧ. В должностной инструкции этих людей уже прописана обязанность по работе с деньгами фирмы, их взятие в подотчет, а значит, внезапных проблем возникнуть не должно.

Ответственный работник должен будет обратиться в бухгалтерию, написать соответствующую служебку, взять энную сумму в подотчет и приобрести понравившийся букет в цветочном салоне, не выходя за рамки бюджета. Чек о покупке сохраняется в обязательном порядке. Во-первых, за выделенную сумму придется отчитаться, а во-вторых, с её потребуется заплатить налоги. Таким образом отчетность – это очень важный аспект процедуры, которым ни в коем случае нельзя пренебрегать.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на закупку цветов к празднику, следует отметить, что каких-либо конкретных шаблонов или бланков под такие случаи отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Таким образом получается, что формировать официальную бумагу одному из сотрудников придётся самостоятельно, своими силами. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, придерживаемся чёткой структуры.

Все документы рабочего характера, составляемые вокруг правоотношений из Трудового кодекса Российской Федерации, должны состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Из содержания шапки должно быть понятно, кому подаётся служебка, от кого и по какому вопросу и так далее и тому подобное.

Отметим, что многие компании заботятся о собственном документообороте, в связи с чем пользуются правом на разработку собственных локальных актов, утверждение фирменных шаблонов. Бланк будет представлять собой листок бумаги с выделенными под заполнение полями. Ели в вашей фирме таковые имеются, следует воспользоваться именно ими.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка на закупку цветов к празднику должна начинать формироваться нами с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Ниже по документу обращаемся к директору, утверждаем, что на предприятии близится то или иное мероприятие, в рамках подготовки к которому необходимо приобрести букет цветов, несколько букетов цветов. Разъясняем, кому будут дариться цветы.

Следующим шагом просим руководителя выделить нам в подотчет энную сумму денежных средств, которые мы израсходуем на приобретение букетов для коллег. Обязуемся отчитаться о потраченных деньгах.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью составлена, передаём её на рассмотрение руководству, ждём ответа. Если начальник заверит обращение визой «согласовано», это значит, что можно передавать документ в бухгалтерию, требовать выдачи денег на руки. Не забываем, что за каждый потраченный рубль придется отчитаться.

Примерный образец