Служебная записка на закупку бытовой химии

Служебная записка на закупку бытовой химии – это документ, с которым сотрудник организации, фактически занимающийся уборкой помещений, может обратиться в адрес завхоза или специалиста по закупкам, сообщить о том, что имеющаяся в запасе бытовая химия уже на исходе либо вовсе закончилась, необходимо закупить новую партию. Сегодня мы разберемся, как именно предприятия осуществляют закупку необходимых для работы инструментов и приспособлений, зачем нужна соответствующая служебная записка, разберемся в правилах её формирования.

Бытовая химия на работе

Одна из обязательных штатных единиц, без которой фактически невозможно представить нормальную работу ни одной организации, — это мастер чистоты, уборщик или техничка. У данной должности множество различных наименований, однако суть всегда одна – уборка рабочих помещений, поддержание чистоты на территории предприятия, будь то офис, цех или что-то ещё. Конкретный фронт работы мастера чистоты определяется руководством фирмы, напрямую влияет на размер его заработной платы. Чем больше помещений придется убирать, тем больше оклад должен быть прописан в положениях трудового договора.

Бытовая химия, тряпки, швабры и прочие предметы для уборки – необходимый инвентарь для мастера чистоты. В бытовую химию обычно записывают:

• средства для мытья посуды;
• средства для очистки стекол;
• средства для мытья полов;
• средства для мытья сантехники;
• и так далее и тому подобное.

Как известно, каждый сотрудник должен быть обеспечен всем необходимым для осуществления трудовой деятельности. Если какой-то жидкости не окажется в наличии, мастер чистоты банально не сможет на сто процентов выполнить свои должностные обязанности, какая-то часть офиса останется не помытой. Именно поэтому необходимо регулярно следить за запасами, сообщать об их окончании компетентному лицу.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой внутренний документ, являющийся неотъемлемым элементом внутреннего документооборота предприятия. Посредством служебок сотрудники одной фирмы могут обмениваться информацией, выступать с предложениями либо оставлять запросы, просьбы. Наш случай будет относиться к последней категории, ведь мы будем обращаться к коллеге, ответственному за закупки, с определенной просьбой.

Автором служебной записки на закупку бытовой химии в подавляющем большинстве случаев выступает именно мастер чистоты, ведь кто, как не он, будет осведомлен о наличии на складе приспособлений и предметов для уборки помещения. В теории можно пождать до самого последнего момента и сообщить об окончании запасов уже тогда, когда последний бутыль спецсредства будет пущен в ход, однако мы бы рекомендовали делать это заблаговременно.

Следует понимать, что закупка осуществляется не одним днем, ведь для начала специалисту необходимо будет сформировать корзину, связаться с поставщиками, договориться о скидках и условиях доставки. С момента оформления заявки до момента доставки бытовой химии в офис может пройти неделя или даже больше.

Ситуация может существенно осложниться, если на стороне заказчика будет выступать бюджетное учреждение. Здесь в ход вступает 44-ФЗ, то есть система Госзакупок. Здесь срок исполнения контракта может растянуться и на несколько месяцев. Всё будет зависеть от цены контракта, правильности формирования технического задания и удаленности поставщика от заказчика.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на закупку бытовой химии нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кто и к кому будет обращаться с просьбой о закупке бытовой химии. Как мы уже говорили ранее, адресатом может выступить специалист по закупкам, завхоз или иной сотрудник, непосредственно занимающийся снабжением предприятия. О себе и адресате потребуется прописать ФИО, занимаемую должность в фирме согласно штатному расписанию, а также единожды – полное наименование организации-работодателя.

Ниже по документу обращаемся к специалисту по закупкам, утверждаем, что имеющаяся на складе бытовая химия для уборки рабочих помещений подходит к концу либо и вовсе закончилась. Здесь мастер чистоты должен поподробнее разъяснить, о каких конкретно жидкостях идёт речь. Более того уборщик в служебке может выразить свои предпочтения относительно того, с какими жидкостями он хочет работать в будущем. Как известно, каждое отдельно взятое вещество имеет свои преимущества и недостатки в разрезе уборки помещений, а кому, как не уборщику, лучше об этом знать. Совершенно не факт, что завхоз прислушается к мнению своего коллеги и закупить именно то, что мастер чистоты заказывал, тем не менее попытаться стоит. Здесь, как правило, всё упирается в стоимость предметов, наличие у поставщиков и прочие моменты.

В завершение работы с документом автор служебки должен заверить её собственным автографом, проставить дату её формирования. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться, когда же химические средства поставят на склад фирмы.

В дальнейшем с нашей служебкой будет работать уже завхоз, ведь ему придется согласовать её содержимое с директором, «выбивать» финансирование. Следующим шагом он сформирует заказ у поставщиков, попросит у контрагентов счет на оплату и передаст его в бухгалтерию.

Примерный образец