Служебная записка на заграничную командировку

Служебная записка на заграничную командировку – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться кадровик, начальник одного из отделов или же рядовой сотрудник, прося решить организационные моменты по части организации заграничной служебной поездки. Сегодня мы постараемся разобраться, чем заграничная командировка отличается от командировки по России, кто должен заниматься вопросами оформления, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Заграничная командировка

Трудовой кодекс Российской Федерации определяет командировку как служебную поездку от работодателя с целью осуществления трудовой деятельности в отрыве от привычного сотруднику рабочего места. Исходя из определения, можно сделать вывод, что служебной поездкой, в теории, может считаться даже один день подрядной работы в офисе контрагента через дорогу. И действительно, это так.

Что касаемо географии служебных поездок, то здесь законодатель не накладывает совершенно никаких ограничений, остается непоколебим в вопросах оплаты всего мероприятия. В частности, Закон «О труде» говорит нам, что работодатель обязан брать на себя все расходы. Отметим, что заграничные поездки несколько сложнее в подготовке, поскольку требуют оформления дополнительных документов: загранпаспорт, виза, разрешение на въезд с основаниями и так далее.

Отдельно разберем вопрос по части оформления документации. Например, сотруднику предстоит поездка по работе в ОАЭ, а у него нет заграничного паспорта. В таком случае документ, очевидно, придется оформить, однако следует понимать, что за его оформление придется заплатить. Так, размер пошлины за пятилетний загранник сейчас составляет 2 500 рублей, а за десятилетний, с биометрией, 10 000 рублей. Из общего смысла закона становится очевидным, что расходы обязан взять на себя работодатель.

В теории оформление визы может встать для компании в ещё большую сумму, поскольку здесь человеку придется лично ехать в посольство страны, которую собирается посетить. Очевидно, что далеко не в каждом городе, а тем более, если мы говорим о глубокой провинции, есть такие посольства.

Служебная записка

Служебная записка на заграничную командировку является строго внутренним документом, необходимым для разрешения строго внутренних вопросов. В теории выступить его автором может совершенно любой человек, однако, вероятнее всего, им станет:

• потенциально командируемый сотрудник самостоятельно;
• начальник отдела, сотрудника которого нужно отправить в служебную поездку заграницу;
• сотрудник кадровой службы, получивший распоряжение от одного из локальных начальников о подготовке заграничной командировки.

Что касаемо адресата записки, то здесь всё весьма прозаично, поскольку им станет единоличный руководитель организации. Только директор компании концентрирует в своих руках перечень полномочий, достаточный для разрешения подобных вопросов. Здесь потребуется не только издать приказ о направлении человека в командировку, но также:

• найти деньги и выделить их;
• поручить кадровику вопросы подготовки проектов распорядительных документов;
• поручить кому-то подготовку документов к заграничной командировке (загранпаспорт, виза и так далее).

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на заграничную командировку, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предусматривает применения каких-либо строгих бланков или шаблонов на официальном уровне. Отсюда получается, что составить документ инициативный сотрудник может самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота.

Во-первых, уделим внимание структуре, разделив служебку на шапку, основной содержательный блок и реквизиты. Во-вторых, постараемся остаться в рамках делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

Исполнить текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную поездку на заграничную командировку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора настоящей служебки, в родительном падеже.

Ниже по документу официально обращаемся к начальнику, просим его согласовать заграничную служебную поездку такого-то сотрудника в такое-то место на такие-то числа. В обязательном порядке расписываем, есть ли у сотрудника загранпаспорт, а также виза, если она вообще нужна для въезда в страну пребывания. Если заграничных документов у сотрудника нет, придется выделять деньги и на них.

В завершение работы с официальной бумагой необходимо расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, останется только передать её итоговый вариант на рассмотрение, дождаться появления в его шапке заветной визы «согласовано».

Примерный образец