Служебная записка на вызов специалиста – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться ответственный за хозяйственный вопрос сотрудник, выразить инициативу о вызове специалистов со стороны. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно специалистах может идти речь, в каких случаях они могут пригодиться, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Хозяйственные нужды
Какой бы деятельностью ни занималось предприятие, уйти от удовлетворения хозяйственных нужд в любом случае не выйдет. Кто-то из сотрудников должен будет следить за надлежащим состоянием сантехнических и других коммуникаций, обеспечивать весь офис мылом, туалетной бумагой и прочими расходниками. Обычно такие обязанности ложатся на специалиста по АХЧ, администратора здания. В должностные обязанности такого сотрудника будет входить регулярное проведение проверок на момент наличия того или иного ресурса, момент технического состояния.
Например, если специалист по хозяйству заметит, что смеситель в санузле начал «капать», необходимо будет незамедлительно каким-то образом решить этот вопрос. Сделать это можно несколькими способами, самым простым из которых является, конечно же, проведение самостоятельного ремонта. Простой этот способ, конечно же, для организации, ведь на ремонт она фактически не потратит ни копейки, а сам завхоз получит свою стандартную заработную плату, хоть фактически и занимался непредусмотренной работой.
Если так вышло, что ответственный за материальную часть не имеет навыков для проведения необходимых работ или же банально не желает этим заниматься, ведь в его должностные обязанности это едва ли входит, всегда имеется возможность вызвать профильного специалиста. Сейчас рынок услуг настолько разросся, что на нем можно найти специалиста в абсолютно любой отрасли, сравнить его с конкурентами, ознакомиться с отзывами и даже договориться о цене.
Служебная записка
Служебная записка на вызов специалиста является исключительно внутренним документом, с которым завхоз в случае необходимости будет обращаться к директору. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, оно никогда не должно покинуть пределов внутреннего документооборота.
Во-первых, такая служебная записка нужна для отчетности и бухгалтерии. Предполагается, что для вызова специалиста потребуются деньги, которые в свою очередь придется взять из бюджета предприятия. Для того, чтобы провести процедуру по всем правилам, нужно иметь на руках документ-обоснование. В нашем случае таковым выступит служебная записка. Он будет содержать в себе просьбу о выделении денег на вызов специалиста, а также одобрительную визу руководителя.
Во-вторых, служебная записка позволит нам по всем правилам обратиться к директору, не нарушая правил субординации. Как правило, если на предприятии используются служебные записки, значит, на нем трудится не одна сотня человек. Для того, чтобы хоть как-то систематизировать протекающие процессы, в эксплуатацию и вводятся служебки. Посредством записки все сотрудники смогут грамотно организовать свой рабочий день, распределив рабочее время.
Форма документа
Служебная записка на вызов специалиста является тем документом, который сотруднику придется составлять самостоятельно и в свободной форме. Дело в том, что ни Минтруд, ни Госкомстат не позаботились о разработке каких-либо стандартных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что единственное, чем работник сможет руководствоваться при формировании своего обращения, — это общие правила делового документооборота. Речь идёт как о структуре, так и об особенностях содержания.
Например, по структуре наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Написать текст служебной записки работник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.
Разбираемся, как составить служебную записку
Первым делом мы должны будем уделить внимание шапке нашего документа. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем наименование нашей организации, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им штатном расписании должность. В силу того, что данное обращение носит исключительно внутренний характер, такого набора сведений о сторонах будет вполне достаточно.
Ниже по документу обращаемся к директору. Первым делом мы утверждаем, что на предприятии существует некая проблема, решение которой требует наличия специфических навыков, которыми не обладают сотрудники фирмы. Обозначим, что для решения проблемы потребуется вызвать стороннего специалиста на коммерческой основе, а значит, потребуются денежные средства. Обращаемся к директору и просим у него энную сумму в рублях на оплату услуг стороннего специалиста.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью будет составлена, останется лишь передать её итоговый вариант на рассмотрение и дождаться соответствующей ответной реакции.
Примерный образец
