Служебная записка на выделение адреса электронной почты

Служебная записка на выделение адреса электронной почты – это документ, с которым работник организации может обратиться к её системному администратору, выразить просьбу о заведении собственного корпоративного почтового ящика. Сегодня мы разберемся в тонкостях работы корпоративной почты, как получить к ней доступ, зачем нужна соответствующая служебная записка.

Корпоративная почта

Корпоративная электронная почта представляет собой локальную платформу, посредством которой представители одной организации могли бы взаимодействовать друг с другом, клиентами, контрагентами и государственными органами. На практике существует несколько причин, по которым предприятия отдают предпочтение именно корпоративным почтовым ящикам.

Во-первых, корпоративный адрес электронной почты будет иметь фирменное наименование, отражающее наименование самой организации. Таким образом собеседникам по переписке будет проще идентифицировать, кто к ним обращается, по какому вопросу.

Во-вторых, электронные письма с корпоративных почт куда реже попадают в раздел «спам», а значит, повышается вероятность того, что адресат действительно ознакомится с содержанием. Как показывает практика, если письмо попало в раздел «спам», даже если адресат его и увидит, крайне маловероятно, что он его откроет.

В-третьих, электронные письма, отправляемые с корпоративного e-mail, могут быть отслежены руководством организации, системным администратором. Любая электронная почта по своей природе представляет собой сервер с базой данных, а значит, для администратора не составит особого труда посмотреть, кто, что и кому писал, отправлял.

Выделение адреса

Выделить дополнительный адрес корпоративной почты может системный администратор, однако для совершения любого значимого действия потребуется советующее основание. В нашем случае таким основанием станет служебная записка от сотрудника, нуждающегося в корпоративной почве.

Следует понимать, что получить корпоративный e-mail работник может только с согласия своего непосредственного руководителя. Если начальник отдела посчитает, что собственная корпоративная почва сотруднику без надобности, системный администратор не сможет выделить дополнительный адрес на сервере.

Наименование почтового адреса сотрудник, в нём нуждающийся, может предложить самостоятельно, однако совершенно не факт, что системный администратор сможет утвердить такое название. По идее, название корпоративного ящика должно соотноситься с личностью работника, то есть содержать его фамилию, инициалы или наименование занимаемой в штатном расписании должности. Таким образом коллегам и клиентам будет проще понять, кто именно отправил им сообщение.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на выделение адреса электронной почты, следует отметить, что каких-то стандартных бланков или шаблонов отечественный законодатель не предусмотрел. Более того, начиная с 2014 года отечественный законодатель, в том числе Минтруд и Госкомстат, не предъявляет особых требований к форме подобных официальных бумаг. Таким образом получается, что каждая отдельно взятая организация вправе самостоятельно определить, как именно будет выглядеть её внутренний документооборот. Речь идёт об утверждении фирменных бланков и шаблонов, которыми сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости.

Если руководство фирмы не утвердило собственных шаблонов, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно, в свободной форме. Освежаем в памяти общие правила делового документооборота, стандартную структуру для таких документов.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на выделение адреса электронной почты нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги размещаем сведения о том, кто является адресатом записки и её автором. Для этого указываем ФИО и занимаемые должности каждого из них. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Ниже по документу мы обращаемся к системному администратору, просим его выделить электронный почтовый ящик на сервере фирмы с таким-то наименованием. Здесь же потребуется указать, какую должность вы занимаете в фирме, в каком отделе трудитесь и так далее и тому подобное.

Следующим шагом, когда служебная записка на выделение адреса электронной почты уже будет полностью составлена, останется лишь заверить её собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь нам останется лишь добиться визы «согласовано» от нашего непосредственного начальника и передать итоговый вариант служебки штатному системному администратору на исполнение.

Примерный образец