Служебная записка на выдачу доверенности

Служебная записка на выдачу доверенности – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации (чаще всего – руководитель какого-либо отдела) обращается к директору с просьбой оформить доверенность на себя или одного из своих подчинённых. Сегодня мы расскажем, зачем в организациях используются доверенности, как правильно их сформировать, а также приведём инструкцию по составлению служебки.

Доверенность на работе

Доверенность от организации – это документ, позволяющий совершать от имени юридического или физического лица те или иные юридически значимые действия. Чаще всего речь идёт о взаимодействии с государственными органами или заключении сделок с контрагентами. Следует понимать, что доверенность – это не универсальный документ, то есть, доверенное лицо сможет совершать только те действия, на которые оно уполномочено официальной бумагой. Так, на практике юристам позволяют участвовать в судебных заседаниях от лица компании, а различного рода менеджерам – заключать сделки с контрагентами. Нормативная база по теме приводится в положениях Гражданского кодекса Российской Федерации.

Доверенность является необходимой официальной бумагой для работы сотрудников на некоторых должностях. Например, тот же юрист без доверенности фактически не сможет исполнять свои прямые должностные обязанности. Обращение с исковым заявлением в суд, ведение исполнительного производства через Федеральную службу судебных приставов, направление запросов и ответов в государственные органы – все эти действия требуют соответствующих полномочий.

Распределение обязанностей

Изначально, когда организация только-только встала на учёт в налоговом органе и начала свою работу, все полномочия сконцентрированы в руках одного человека – директора. Именно директор несёт ответственность за пожарную безопасность, охрану труда, сохранность имущества на складе и так далее. Как несложно догадаться, вести дела таким образом попросту невозможно, а значит, возникает необходимость распределить сферы ответственности между подчинёнными. Именно здесь в игру и вступают доверенности.

Как уже было отмечено ранее, со служебной запиской на выдачу доверенности может выступить фактически любой сотрудник, однако чаще всего это будет руководитель одного из структурных подразделений (например, начальник юридического отдела или ведущий юрисконсульт). Директор не обязан в ста процентах случаев удовлетворять запрос, изложенный в служебке, однако обязан рассмотреть. Взвесив все «за» и «против» начальник примет решение, уведомит о нём заявителя в устной или письменной форме.

Оформление доверенности – дело несложное. Представителям компании даже не придётся посещать кабинет нотариуса, ведь директор юридического лица имеет право заверять доверенности самостоятельно.

Дубликат или оригинал

В тот момент, когда дело уже дошло до составления доверенности, возникает вопрос относительно того, каким именно образом её использовать. На практике существует два способа.

Первый способ выглядит следующим образом: оформляется один оригинал доверенности, который при необходимости будет предъявляться по месту требования, а во всех остальных случаях прикладывается доверенность. С одной стороны этот способ удобен, ведь не придётся каждый раз тревожить директора для того, чтобы заполучить его автограф. С другой же стороны каждый дубликат придётся заверять самостоятельно или в нотариальном порядке. Здесь уже всё будет зависеть от особенностей организации работы в компании, а также места предъявления доверенности.

Второй вариант – каждая доверенность является оригиналом. Директору обычно приносят целую пачку доверенностей на подпись, каждую из которых ему придётся подписать.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка на выдачу доверенности является официальной бумагой из внутреннего документооборота организации, а значит, каких-то особо строгих требований к её содержанию не предъявляется. Как ни крути, а соблюдать структуру документа придётся в любом случае. Так, служебка будет состоять из шапки, основного содержательного блока с выражением просьбы и её мотивировкой, а также даты составления и подписи ответственного сотрудника.

Шапка представляет собой блок, в котором размещаются общие сведения о получателе служебки и её заявителе. В правом верхнем углу листа бумаги потребуется прописать, кому подаётся документ, от кого. Для этого в дательном падеже укажем ФИО нашего директора, полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму. Далее по тексту, но уже в родительном падеже, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в штатном расписании фирмы. Отмечать ИНН, ОГРН, паспортные данные и прочие идентификаторы нет никакой необходимости, ведь, как мы уже говорили ранее, служебка носит строго внутренний характер.

Ниже по документу мы уважительно обращаемся к руководителю, утверждаем, что для проведения той или иной работы нам необходимо получить доверенность. Указываем, на чье имя должна быть оформлена доверенность, на совершение каких юридически значимых действий уполномочивать. На месте директора стоило бы посоветоваться со штатным юристом компании, дабы минимизировать риски и позволить доверенному лицу максимально эффективно выполнять свою работу.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное на бумаге своим автографом с расшифровкой, ставим дату оформления служебки. В таком виде документ уже может быть передан на рассмотрение директору. О результатах и принятом решении вас уведомят в устной либо письменной форме.

Примерный образец