Служебная записка на выдачу бумаги для печати

Служебная записка на выдачу бумаги для печати – это документ, с которым в адрес ответственного за товарно-материальные ценности организации лица может обратиться любой сотрудник с целью получения принтерной бумаги. Сегодня мы расскажем, какую роль играет служебная записка в вопросе списания товарно-материальных ценностей, зачем она вообще нужна, как правильно её составить.

Выдача бумаги на работе

Принтерная бумага формата А4 является одним из самых ходовых предметов в деятельности любой офисной организации. Чем больше предприятие, тем с более быстрыми темпами расходуются средства печати. Чаще всего в подобных фирмах разрабатывается график расхода и закупки бумаги для принтера, благодаря которому проблем с её наличием обычно не возникает.

Для того чтобы не допустить перерасхода и научить сотрудников относиться к товарно-материальным ценностям во многих фирмах бумагу выдают исключительно по служебным запискам. При подобном подходе к вопросу гораздо проще контролировать расход, понять, когда осуществить следующую закупку. Также становится понятно, какой отдел расходует бумаги больше, а какой меньше. Все эти сведения пригождаются в планировании бюджета и ведении бухгалтерского учета.

Служебная записка

Чаще всего бумага выдаётся не одному конкретно взятому сотруднику, а на весь отдел, в связи с чем с подобной служебкой в адрес материально ответственного лица будет обращаться руководитель группы. В теории, конечно, заявить записку может совершенно любой работник, однако в рамках корпоративной этики не принято «перешагивать через голову».

Выдачей бумаги обычно занимается заведующий по административно-хозяйственной части, он же и списывает выданные товарно-материальные ценности. Если ответственный работник подходит к своему делу с должным усердием, на предприятии никогда не случится ситуации, в которой возникнет нехватка бумаги.

Служебные записки бывают вертикальными и горизонтальными. Под вертикальной служебкой понимается обращение от сотрудника на нижестоящей должности к сотруднику на вышестоящей, и наоборот. Горизонтальная же подразумевает сообщение между коллегами на идентичных в корпоративной иерархии должностях. В случае с выдачей бумаги для печати данная классификация не играет никакой роли, ведь она адресуется профильному специалисту вне зависимости от служебного положения заявителя.

Как передать

Сообщение служебными записками осуществляется по-разному в разных компаниях. Где-то отдают предпочтение отправке электронной версии служебки через корпоративную электронную почту, а где-то предпочитают нарочную передачу, то есть личное вручение официальной бумаги из рук в руки. В принципе, сказать, какой из этих вариантов лучше, нельзя, ведь итог всегда будет один. В нашем случае основание задача – выразить просьбу о выдаче бумаги для печати, а способ донесения информации играет второстепенную роль.

Форма документа

Форма служебной записки не утверждается на законодательном уровне ни Трудовым кодексом Российской Федерации, ни иным нормативным правовым актом. Вопрос по оформлению служебок отдаются на откуп организациям, которые вольны самостоятельно разрабатывать шаблоны и бланки для формирования своих внутренних документов. Обычно этой работой занимаются сотрудники отдела кадров или специалисты по закупкам.

Если в вашей компании не предусмотрено использование фирменных бланков, всегда можно составить служебку в свободной форме. Для этого нам потребуется взять чистый лист бумаги формата А4, грамотно исполнить его содержание. Что касаемо написания текста, то здесь допускается применение двух вариантов: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка на выдачу бумаги для печати будет состоять из следующих структурных элементов: шапки, содержательного блока с выражением сути запроса, даты формирования и подписи составителя. Постараемся разобраться, как не допустить ошибок при их оформлении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО ответственного за материальные ценности компании сотрудника, занимаемую им должность в штатном расписании фирмы. Далее по тексту обозначим ФИО и должность в штатном расписании в родительном падеже.

Следующим шагом начинаем разъяснять суть нашего обращения. Просим материально ответственное лицо выдать вам пачку или коробку бумаги определённого формата и фирмы-производителя, так как имеющиеся у вас запасы подошли к концу. При необходимости можно попросить выдать большее количество, чем полагается обычно, однако придется замотивировать свой запрос. Чаще всего ссылаются на большие объемы работы, подготовку больших и сложных проектов и так далее.

В завершение работы со служебкой прописываем дату её формирования, а также заверяем всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой (фамилия и инициалы). На этом моменте можно сказать, что записка полностью готова, её можно передавать на рассмотрение.

Примерный образец