Служебная записка на ввоз-вывоз материальных ценностей

Служебная записка на ввоз-вывоз материальных ценностей – это официальная бумага, с которой студент образовательной организации может обратиться в адрес одного из её сотрудников, выступив с инициативой согласования ввоза или вывоза тех или иных материальных ценностей. Сегодня мы разберемся, ввоз и вывоз каких предметов нужно согласовывать, зачем нужна подобная служебная записка, на чьё имя она пишется и как правильно её составить.

Ввоз-вывоз ценностей

Контроль за ввозом и вывозом определенных материальных ценностей в образовательных организациях – это стандартная практика, которая встречается фактически в каждом первом ВУЗе и колледже. Основная цель осуществления такого контроля – это безопасность студентов и преподавательского состава. Речь идёт о технике безопасности, пожарной безопасности и так далее и тому подобное.

Также подобные меры контроля способны предотвратить совершение непреднамеренной кражи по месту учебы. Так, студент может взять из компьютерного класса ноутбук или планшет в образовательных целях, забыть его вернуть или не захотеть это делать по иным, в том числе и корыстным, соображениям. Подписанная им же служебная записка возлагает на него определенную ответственность за взятое на руки имущество, а значит, вернуть ценности придется в любом случае, во избежание уголовного преследования.

Для того, чтобы у представителей ВУЗа была возможность проконтролировать движение материальных ценностей, ведётся соответствующий журнал со служебными записками от студентов. Так, если сотрудники университета не досчитаются единицы определенного товара, они всегда смогут заглянуть в журнал и посмотреть, кто из учащихся взаимодействовал с ним последним.

Служебная записка

Служебная записка на ввоз-вывоз материальных ценностей используется в документообороте, в первую очередь для того, чтобы закрепить за конкретным человеком ответственность. Речь может идти как о материальной ответственности за имущество организации, так и о гражданско-правовой, если мы говорим о соблюдении техники безопасности. В случае, если ситуация выйдет из-под контроля, служебная записка станет основанием для проведения разбирательства в отношении студента, его привлечения к ответственности. Нередко такие споры выходят за рамки колледжа, добираются до стен органов внутренних дел и суда.

Служебную записку, по идее, нужно писать заблаговременно, чтобы завхоз, специалист по пожарной безопасности, администратор здания или комендант смогли с ней ознакомиться и согласовать. На практике же процедура работает несколько иначе, то есть студент получает разрешение или отказ непосредственно в момент обращения со служебкой. Ответственный сотрудник образовательной организации сможет на месте рассмотреть поступившее в его адрес обращение, принять соответствующее решение.

Согласовывая ввоз-вывоз материальных ценностей, сотрудник организации также берет на себя определенную долю ответственности. Например, если администратор здания факультета разрешил пронести вовнутрь тот или иной пожароопасный предмет, в результате чего и произошло возгорание, вопросы возникнут именно к специалисту по пожарной безопасности.

Форма документа

Служебная записка на ввоз-вывоз материальных ценностей относится к той разновидности официальных бумаг, для которой не существует какой-то конкретной формы. Так, каждая организация, желающая контролировать оборот имущества, имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне фирменный бланк, которым любой желающий мог бы воспользоваться по мере необходимости. Уточнить вопрос по наличию такового можно в деканате, организационном отделе. Если бланк окажется в распоряжении сотрудников ВУЗа, они не только выдадут его студенту, но также подскажут, как правильно заполнить поля.

В том ситуации, когда у колледжа не оказалось фирменного бланка, студенту придется брать ситуацию в свои руки, составлять служебку самостоятельно. Для этого ему потребуется освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами и приступить к работе.

Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Студенту доступны оба варианта из предложенных, на его выбор.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей образовательной организации, в которой обучаемся, а также ФИО её сотрудника, на чьё имя адресуется служебка. Как мы уже говорили выше, это может быть комендант общежития, администратор одного из образовательных корпусов, специалист по пожарной безопасности или даже сам декан конкретного факультета. О себе студент укажет собственные ФИО и номер академической группы.

Ниже по документу начинаем составлять основной содержательный блок нашего документа. Обращаемся к ответственному представителю образовательной организации, просим его согласовать ввоз или вывоз тех или иных материальных ценностей. Здесь мы в обязательном порядке должны осветить два основных момента: о какие конкретно предметах идёт речь, с какой целью студент собирается их ввезти или вывезти.

Примерный образец