Служебная записка на введение положения о командировках

Служебная записка на введение положения о командировках – это документ, с которым в адрес руководителя предприятия может обратиться один из его сотрудников, выступив с инициативой о разработке и закрепления на локальном уровне положения о командировках работников. В рамках материала мы расскажем, что представляет собой командировка с законодательной точки зрения, зачем нужно соответствующее положение, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Командировки на работе

Командировкой на работе признается служебная поездка для осуществления трудовых обязанностей вне привычного места работы. В общественном сознании сложилось мнение, что командировка обязательно должна быть связана с выездом за пределы населенного пункта или даже области, однако это не так. В теории работник может быть направлен на работу в другое помещение по другому адресу, это также будет считаться командировкой.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель должен организовывать служебные поездки своих сотрудников, оплачивать их. Перед тем, как отправиться в командировку, работнику потребуется зайти в бухгалтерию и взять из кассы суточные. Предполагается, что на суточные человек должен будет питаться и перемещаться на транспорте.

Размер суточных не определяется законодательством, однако должен быть утвержден работодателем. Руководитель компании самостоятельно определяет, сколько денег выделять своим сотрудником на один рабочий день, учитывая, что проживание уже было оплачено заблаговременно. По идее, на эти средства человек должен трижды принять пищу и добраться до места назначения, вернуться назад.

Положение о командировках

Положение о командировках представляет собой локальный акт работодателя, в котором максимально подробно должны быть расписаны все тонкости и нюансы оформления служебных поездок сотрудников, в том числе суммы суточных, порядок выдачи подотчетных средств и прочие моменты. Это довольно-таки важно для обеих сторон, как для работника, так и для работодателя. Так, сотрудник будет четко знать свои права и понимать, на что ему рассчитывать при направлении в командировку, а организация сможет в случае чего предоставить отчетность в одно из государственных ведомств.

Отметим, что законодатель не позволяет идти против установленных Трудовым кодексом правил, тем не менее позволят расширять их в пользу работников. Таким образом каждый работодатель может предусмотреть определенные бонусы для сотрудников, направляемых в служебную поезду. Например, это могут быть дополнительные дни к отпуску, повышенная оплата труда или что-то ещё. Все эти моменты также потребуется указать в Положении.

Работой по составлению Положения должен заниматься работник, имеющий понимание того, как работать с локальной документацией, осведомленный в тонкостях отечественного трудового права. Самым лучшим решением будет доверить эту задачу штатному юристу организации.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на введение положения о командировках, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день не существует четких требований по её формированию. Ответственному сотруднику будет достаточно лишь руководствоваться общими правилами делового документооборота, придерживаться стандартных требований по части структуры. По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном исполнитель предоставлен сам себе.

Рассказываем, как правильно составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого она подается. Для этого указываем ФИО руководителя нашей организации, его должность и полное наименование фирмы. Затем здесь же, немного отступив вниз, оставим ФИО заявителя, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой введения на предприятии положения о командировках. Разъясняем, зачем нужен такой локальный акт, какие положения он должен в себе содержать. Несмотря на то, что директор в любом случае самостоятельно определит, кто будет отвечать за разработку положения, автор служебки в любом случае может предложить кандидатуру. Как мы уже говорили ранее, было бы логично поручить эту задачу штатному юристу.

Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, передаём её на рассмотрение директору и дожидаемся результатов. Если руководитель всё-таки согласует инициативу и отдаст распоряжение формировании положения о командировках, вам, как автору служебки, дадут об этом знать.

Следует понимать, что разработка положения займет какое-то время, а в дальнейшем его ещё потребуется утвердить другим приказом руководителя. Таким образом между обращением с данной служебкой и вступлением положения в силу может пройти месяц и даже больше.

Примерный образец