Служебная записка на возврат подотчётных средств – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться в адрес её руководства, сообщить о том, что фактически не израсходовал взятые из бухгалтерии денежные средства в подотчет, намеревается возвратить часть из них или всю сумму обратно. Сегодня мы разберемся, что такое подотчетные средства, кто может на них претендовать, в каких случаях они подлежат возврату, как правильно составить соответствующую служебку.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Подотчетные средства
Подотчётными средствами называются денежные средства организации, которые сотрудники берут в пользование на удовлетворение тех или иных нужд предприятия. Речь может идти о закупке канцелярии, заправке служебных транспортных средств или чем-то ещё.
Подотчетные деньги взять на руки можно в бухгалтерии предприятия, обратившись туда с соответствующей служебной запиской. В тексте документа должно быть разъяснено, сколько денег нужно выдать, на какие цели. Руководство взвесить все «за» и «против» такой закупки, оценят её целесообразность. Как правило, сотрудники берут деньги на выполнение своих прямых должностных обязанностей. Например, системный администратор компании может взять деньги из бухгалтерии на оплату домена для сайта, а затем отчитаться о потраченных средствах перед руководством, главбухом.
Каждый факт взятия денежных средств из кассы фиксируется в соответствующей отчетной документации, то есть главбух всегда знает, кто, когда, сколько и на какие цели взял. Таким образом удается без каких-либо проблем в любой момент времени взять и посмотреть, кто отчитался о потраченных средствах, а кто – нет.
В течение какого-то периода времени после того, как сотрудник взял деньги в подотчет, он должен будет отчитаться о тратах, предоставив соответствующие подтверждающие документы. Например, если деньги изначально брались на заправку картриджей на для принтера в общей сумме 10 000 рублей, а контрагент сделал скидку, выполнил работу за 7 000 рублей, излишки придется в любом случае возвратить. В накладной на выполнение работ, которую работнику придется принести в бухгалтерию, все суммы будут прописаны, а значит, утаить ничего не удастся.
Возврат средств
Итак, если денежные средства сотруднику так и не пригодились, как это часто бывает при направлении в командировку, либо после достижения изначальной цели осталась какая-то часть от общей суммы, остатки придется вернуть бухгалтерию. Если сотрудник не сможет отчитаться о том, куда пошли денежные средства, работодатель получит полное право удержать эту сумму из заработной платы, издав соответствующий приказ. Принимая на руки подотчетные средства, работник обязуется использоваться их строго по назначению, а также предоставлять отчет за каждую взятую копейку. Если что-то пойдет не так, придется компенсировать из своего кармана.
Если своевременно написать служебную записку на возврат средств и принести наличку в бухгалтерию, проблем удастся избежать. Мы бы также не советовали передавать деньги без сопровождения их служебной запиской. Дело в том, что служебка станет тем самым документом, который подтвердит факт окончательного расчета с бухгалтерией.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на возврат подотчетных средств, следует отметить, что отечественный законодатель не предоставляет каких-либо шаблонов или бланков для составления такого рода документов. Получается, что работнику, желающему возвратить излишки в бухгалтерию, придется самостоятельно сформировать официальную бумагу, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота.
Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.
Рассказываем, как составить заявление
Процесс формирования заявления на возврат подотчетных средств нам следует начать с оформления шапки официальной бумаги. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого она подается. Для этого указываем ФИО главбуха, наименование организации. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, наименование занимаемой им должности.
Ниже по документу обращаемся к главному бухгалтеру, утверждаем, что такого-то числа брали такую-то денежную сумму на такие-то цели, однако по определенным причинам вся сумма или какая-то её часть осталась на руках. Разъясняем, по каким причинам образовались излишки, просим бухгалтерию принять деньги назад. Здесь крайне важно уделять внимание конкретным денежным суммам вплоть до копейки.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции. Если всё хорошо, документ заверят визой «согласовано», а с сотрудника снимут обязательство по возврату денежных средств. Теперь, когда вам в следующий раз потребуется взять деньги под свою ответственность, придется заново составлять соответствующую служебную записку. Если у вас вновь останутся излишки на руках, придется снова писать служебку.
Примерный образец
