Служебная записка на внесение изменений в счет клиента

Служебная записка на внесение изменений в счет клиента – это официальная бумага, с которой один из сотрудников предприятия может обратиться в адрес его руководителя, выступить с инициативой произведения некоторых корректировок в отношении открытого на потребителя счета. Сегодня мы постараемся разобраться, что представляет собой клиентский счет, какие корректировки в него могут вноситься, причем здесь служебка и как правильно её оформить.

Счет клиента

Счет клиента, абонентский счет или же лицевой счёт – это всё понятия, обозначающие одно и то же. В частности, для удобства взаимодействия и произведения расчетов между партнерами заводится своеобразный буфер, именуемый счетом. На этот счет потребитель должен будет вносить оплату за услуги или работы, производимые контрагентом. Согласно условиям соглашения денежные средства могут быть выедены со счета только по конкретным числам календаря. Так, например, Жилищный кодекс Российской Федерации устанавливает, что вносить плату за коммунальные услуги можно до десятого числа месяца, следующего за текущим. То есть, на момент одиннадцатого числа заплатить за текущий месяц не получится, в случае нехватки на счету денежных средств образуется долг.

Мы назвали клиентский счет буфером неспроста, поскольку фактически деньги лежат на счету поставщика услуг, тем не менее воспользоваться ими он не имеет права. Сам клиент в любой момент может обратиться в адрес контрагента с заявлением на возврат денежных средств или же, в случае отказа от его удовлетворения, с претензией о взыскании необоснованного обогащения.

Подобные счета также используются не только для оплаты, но и в целях ведения электронного, бумажного документооборота. В ходе взаимоотношений стороны будут обмениваться различного рода документами, официальными бумагами: акты, деловые письма, дополнительные соглашения и даже фотоснимки по теме. Все материалы такого толка должны быть оцифрованы и прикреплены к счету через специальное программное обеспечение.

Изменения по счету

С ходом взаимодействия между деловыми партнерами в их правоотношения, а также и в лицевой счет, могут вноситься различного счета правки, корректировки. Например, одной их таких правок будет изменение лица, представляющего заказчика. В случае с физлицами речь может идти об отчуждении вещи по договору, закону или же наследованию. С юрлицами всё куда проще, поскольку достаточно лишь сменить человека на должности директора.

Изменения могут касаться не только перемены лиц, но и внесения изменений в саму суть протекающих между сторонами правоотношений: объемы поставок, характер оказываемых услуг, выполняемых работ. Подобные изменения должны согласовываться на основании дополнительного соглашения к договору, а правки счета будут вноситься уже постфактум.

Служебная записка

Служебная записка на внесение изменений в счет клиента является строго внутренней официальной бумагой, необходимой для разрешения внутренних, бюрократических вопросов предприятия. Автором такой служебки должен стать сотрудник, непосредственно производящий работу с контрагентами, потребителями, клиентами. В теории это может быть менеджер по продажам, специалист абонентского отдела или кто-то другой. У рядового сотрудника всегда недостаточно полномочий для внесения правок в клиентские счета, а значит, ему не обойтись без вышестоящего начальника.

Адресатом служебки станет один из локальных руководителей, занимающих на предприятии высокие должности: начальник абонентского отдела, ведущий менеджер, главный специалист по договорам и так далее. Руководитель просмотрит служебку подчинённого, изучит основания для изменения счета, примет соответствующее решение.

В случае принятия удовлетворительного решения в шапке служебной записки появится заветная виза «согласовано». То, кто конкретно будет вносить сами правки через программу, решается на каждом предприятии по-своему. В одной фирме этим займется сам начальник, а в другой он перепоручит задачу кому-то из своих подчинённых, в том числе и тому, кто обращался со служебной запиской.

Рассказываем, как составить служебную записку «на пальцах»

Процесс формирования служебной записки на внесение изменений в счет клиента нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой происходит всё действие, а также ФИО и должность коллеги-руководителя, к которому мы обращаемся, в дательном падеже. Далее по тексту следует оставить ФИО и должность автора служебки, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Здесь мы должны официально обратиться к начальнику, попросить внести корректировки в такой-то счет клиента, указав его номер и идентификаторы держателя. Для гражданина идентификатором станет ФИО, адрес или номер телефона, а для юрлица – его полное наименование или же ИНН.

Примерный образец