Служебная записка на утверждение графика отпусков – это официальна бумага, с которой линейный сотрудник организации или начальник одного из отделов обращается к вышестояющему руководителю, просит утвердить график отпусков в такой-то редакции. Сегодня мы разберемся, что представляет собой график отпусков, как он формируется, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
График отпусков
График отпусков представляет собой внутренний документ организации, в соответствии с положениями которого сотрудники будут ходить в ежегодный оплачиваемый отпуск весь текущий календарный год. Безусловно, если кому-то нужно передвинуть свой отпуск, об этом можно будет договориться, однако в любом случае основная масса работников пойдет на заслуженный отдых именно в соответствии с графиком.
Отечественный Трудовой кодекс гласит, что работодатель формирует график отпусков при учете мнения своих сотрудников, однако он не обязан строго к нему прислушиваться. Совершенно очевидно, что подавляющее большинство работников захотят пойти в отпуск в летний период года, чтобы провести время на даче или поехать на курорт. К сожалению, таким образом распределить время едва ли получится, ведь, если все одновременно уйдут отдыхать, работать будет банально некому.
Таким образом получается, что график отпусков должен отражать не только интересы работника, но также и интересы работодателя. Пересечения отпусков взаимозаменяемых сотрудников допускать нельзя. Для того, чтобы подобного не происходило, начальники отделов собирают мнение своих сотрудников относительно дат их отпуска, формируют из них таблицу, составляют служебную записку на утверждение и несут вышестоящему руководству.
Отпуск вне графика
Говоря об оформлении отпуска вне графика, отметим, что, если кому-то захочется пойти в отпуск вне графика, придется обратиться в адрес начальника с заявлением о переносе отпуска. О том, как правильно сформировать такой документ, мы уже рассказали на нашем сайте. Директор не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но обязан рассмотреть его обращение.
Как показывает практика, всегда можно договориться и найти какой-то компромисс, устраивающий как работника, так и работодателя.
Служебная записка
Служебная записка по своей юридической природе является строго внутренним документом одной конкретно взятой организации, а значит, она никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота фирмы. В теории выступить автором служебки может совершенно любой сотрудник, взявший на себя инициативу по сбору пожеланий коллег либо получивший соответствующее распоряжение от непосредственного начальника.
Для того, чтобы график отпусков был окончательно утвержден, он должен пройти согласование на всех уровнях внутренней корпоративной иерархии. Изначально график утверждается руководителем отдела, затем руководителем филиала, руководителем всей организации в целом.
В конечном итоге кадровик должен будет сформировать итоговый график, исходя из пожеланий сотрудников, утвержденных начальниками отделов. Когда будет подходить срок чьего-то отпуска, кадровик подготовит распоряжение директора.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на утверждение графика отпусков, отметим, что отечественный законодатель не предусматривает каких-либо стандартных унифицированных бланков для составления такого рода документов. Дело в том, что официальная бумага относится к строго внутреннему документообороту, а значит, законодатель не предъявляет особых требований по части формы.
Так, каждое предприятие имеет возможность самостоятельно составить собственный фирменный бланк, которым работники могли бы пользоваться по мере необходимости. Такое решение не только сделает документооборот более целостным и единообразным, но также облегчит задачу работникам.
Если в конкретно вашей компании нет фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки и формировать служебку своими силами. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Что касаемо структуры, то служебка должна состоять из следующих элементов: шапка, основной содержательный блок, реквизиты.
Разбираемся, как составить служебку
Процесс формирования нашей служебной записки следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника-исполнителя, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебки. Обращаемся к руководителю нашей организации, просим утвердить график отпусков организации в текущей редакции. Сам график отпусков прилагаем к служебке, прикрепляем на скрепку. Руководитель сможет изучить график, оценить, насколько грамотно он составлен. Если всё в порядке, на документе появится виза «согласовано», а кадровик сможет сформировать итоговый вариант графика отпусков.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, мы передаём итоговый вариант на рассмотрение начальству, дожидаемся ответной реакции.
Примерный образец
