Служебная записка на трансфер

Служебная записка на трансфер – это официальная бумага, с которой фактически любой сотрудник организации может обратиться к одному из своих более высокопоставленных коллег, выступить с инициативой организации трансфера для работников или приглашенных специалистов. Сегодня мы разберемся, что представляет собой трансфер, зачем нужна соответствующая служебная записка и как правильно её составить.

Трансфер

Первым делом мы должны разобраться, что же такое трансфер как понятие. Итак, под трансфером принято понимать перевозку граждан из точки «А» в точку «Б». Чаще всего речь идёт о передвижении по нескольким точкам интереса либо же о том, чтобы забрать человека с вокзала/аэропорта, привезти в гостиницу. Для того, чтобы человеку не пришлось вызывать такси или разбираться с нюансами работы общественного транспорта, предприятие может организовать трансфер.

Чаще всего трансфер организуется в тех случаях, если в организацию в порядке командировки приехал сотрудник другой компании, постоянно проживающий в ином регионе. Для того, чтобы вновь прибывший специалист не потерялся в городе, для него принято организовывать трансфер.

Трансфер может быть организован на служебной легковой машине, заказном автобусе или же на такси в сопровождении специалиста компании. Здесь многое будет зависеть от того, скольких человек нужно встретить. Самая распространённая практика – трансфер на служебной машине фирмы. Водитель организации встретит специалиста с вокзала или аэропорта, довезет до гостиницы и кратко введет в курс дела.

Служебная записка

Служебная записка на трансфер представляет собой внутреннее обращение от одного из сотрудников организации в адрес другого. В нашем случае автором служебки может стать совершенно любой сотрудник организации, а вот адресатом – коллега, отвечающий за распределение служебного транспорта.

Так, если организация использует в своей работе служебные машины, должен быть человек, занимающийся распределением нагрузки. Для того, чтобы выделить машину под нужды кого-то из специалистов, нужно распределить все текущие заявки по приоритету, определить, какая из них более важная. Чем раньше мы обратимся со служебной запиской на трансфер, тем больше вероятность, что наше обращение удовлетворят, выделят машину.

Если для организации трансфера потребуется обратиться за помощью к контрагенту по части найма автобуса, директору придется издать соответствующий приказ. Как известно, любое распоряжение должно основываться на чем-то. В нашем случае основанием выступит служебная записка от сотрудника.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на трансфер, отметим, что каких-то конкретных шаблонов для составления такого документа не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что официальную бумагу можно будет сформировать самостоятельно и в свободной форме. При работе со служебной запиской нужно будет ориентироваться на общие правила делового документооборота, придерживаться заранее утвержденной структуры. В частности, наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Каждая отдельно взятая организация обладает возможностью самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, закрепить их на локальном уровне. Такое решение не только сделает документооборот более целостным и единообразным, но также существенно облегчит задачу сотрудникам. Взять один из таких бланков можно в отделе кадров компании, обратившись к кадровику с соответствующей просьбой. Специалист не только распечатает бланк на принтере, но также подскажет, как правильно его заполнить.

Написать текст служебной записки на трансфер можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс составления служебной записки на трансфер с заполнения шапки официальной бумаги. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование нашей организации, а также ФИО сотрудника, к которому мы будем обращаться. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании. Такого набора идентификаторов будет вполне достаточно, ведь наше обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к коллеге, выступаем с инициативой организации трансфера. Ссылаемся на обстоятельства, сделавшие организацию трансфера необходимым, а также на прочие факторы. Например, мы можем сослаться на приезд специалиста из другой организации или иные обстоятельства, а также на необходимость его встретить.

В завершение работы с документом мы должны будем заверить всё вышеизложенное собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь мы должны будем передать итоговый вариант нашей служебки коллеге, дождаться ответной реакции. Если трансфер согласуют, вам дадут об этом знать, поставят в известность.

Примерный образец