Служебная записка на такси в командировке

Служебная записка на такси в командировке – это документ, с которым работник, направленный в служебную поездку, может обратиться к руководству компании с целью возмещения затраченных им на транспорт денежных средств. Сегодня мы расскажем, обязано ли предприятие оплачивать подобные расходы своих сотрудников, как подтвердить сумму затраты, а также приведём инструкцию по формированию официальной бумаги.

Командировочные расходы

Командировка или же служебная поездка подразумевает под собой направление работника в другой регион для выполнения своих должностных обязанностей там. Согласно положениям 167 статьи Трудового кодекса Российской Федерации работодатель берёт на себя все расходы, связанные со служебной поездкой, то есть оплачивает билеты (на самолёт или поезд), проживание (в отеле, гостинице или на съемной квартире), питание (суточные) и так далее. Сюда же можно отнести и транспортные расходы на перемещение по городу в месте пребывания.

Здесь, как правило, встаёт вопрос относительно обоснованности пользования услугами частного извоза, когда существует и работает общественный транспорт. Следует понимать, что организация компенсирует расходы лишь в том случае, если посчитает их обоснованными. Например, если человек в командировке каждый день добирался от места проживания до работы на такси, и обратно, скорее всего ему ничего не выплатят, так как он мог перемещаться на общественном транспорте. Совершенно другое дело, когда выбора у человека попросту не было.

Например, работа находится в отдалении от населённых пунктов, куда не ходит общественный транспорт, или поездка на такси осуществлялась в позднее время, когда другого выбор добраться до цели попросту не было.

Подтверждение

Недостаточно просто составить служебку и заявить её в бухгалтерию, ведь потребуется ещё подтвердить действительность своих расходов. Сделать это, если вы оплачивали поездку в наличной форме, будет крайне проблематично, ведь водители такси не выдают кассовых чеков. Придётся обращаться в организацию, осуществляющую перевозки, запрашивать сведения относительно размещения заказа и расчетной стоимости поездки. Также могут возникнуть проблемы, если вас подвозил не сотрудник такси, а частный водитель, работающий сам на себя.

Как правило, в наше время такси всегда вызывается через мобильное приложение, где у каждого пользователя есть свой личный кабинет, история поездок и так далее. В любом приложении такси на вашем смартфоне вы сможете получить онлайн-чек об оплате, если, конечно же, проводили её через банковскую карту. Чек потребуется распечатать на принтере, приложить к служебной записке, передавать на рассмотрение вместе с ней.

Кому передавать

По идее, все служебные записки, касающиеся выдачи денежных средств, должны адресоваться директору компании, ведь именно он отвечает за денежный вопрос, однако фактически исполнять запрос будет другой сотрудник. Итак, мы должны передать нашу служебку директору на рассмотрение, утверждение. Когда руководитель поставит свою визу, служебку возвратят вам руки. Если директор завизировал официальную бумагу, значит, получен «зеленый свет», можно относить её в бухгалтерию.

Бухгалтер на основании служебки с визой директора сможет взять из кассы предприятия денежные средства и выдать вам в наличной форме, либо, если компания вовсе не пользуется наличкой, добавить денег к заработной плате, выдать в расчетный период вместе с вознаграждением за труд.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка на такси в командировке является документом из разряда внутренних, принимает участие во внутреннем документообороте предприятия. Состоять служебка будет из нескольких структурных элементов: шапки с указанием адресата и заявителя, основной части с просьбой о компенсации транспортных расходов на такси, даты составления и подписи работника. Постараемся не допустить ошибок при оформлении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы пропишем ФИО нашего директора в дательном падеже, а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту обозначим ФИО работника-заявителя в родительном падеже, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу прописываем наименование нашей служебки, обращаемся к руководителю с уважением. Теперь мы должны сослаться на сам факт нахождения в служебной поездке по приказу директора (дата издания и номер) в течение определённого периода времени (с какое по какое число). Следующим шагом утверждаем, что в период командировки нам приходилось пользоваться услугами такси, которые оплачивались за свой счёт. Каждую поездку необходимо обосновать и замотивировать. Если работнику просто не нравится общественный транспорт, он решил из прихоти передвигаться на такси, ни о каком возмещении речи не пойдёт. Ссылаемся на усеченные сроки для решения вопроса, производственную необходимость, погодные условия или время суток.

На этом моменте работа по составлению служебки подходит к завершению. Заверяем итоговый вариант своим автографом с расшифровкой (фамилия и инициалы), а также ставим дату оформления документа. Не забываем распечатать и приложить к записке все имеющиеся у нас электронные чеки, ведь, если организация выплатит вам компенсацию, это повлияет на налогообложение по УСН. Сама служебка будет храниться в архиве в течение пяти лет как имеющая налоговую ценность.

Примерный образец