Служебная записка на служебный автомобиль – это документ, с которым любой сотрудник организации может обратиться к её руководителю, выразить инициативу о приобретении в собственность предприятии собственного служебного транспортного средства. Сегодня мы разберемся, какие организации используют в своей работе транспортные средства, кто может обратиться с подобной служебной запиской, как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Служебный автомобиль
Служебным автомобилем считается транспортное средство, стоящее на балансе предприятия, которое предназначено для разрешения его задач, выполнения определенных функций. Это может быть как различного рода спецтехника, задействованная в тех или иных работах, так и обычный гражданский автотранспорт, предназначенный для перевозки граждан. В большинстве случаев речь идёт именно о приобретении легковушек, чтобы компания могла перевозить своих работников из точки «А» в точку «Б».
Организации, род деятельности которых связан с перемещением по городу, вынуждены покрывать своим сотрудникам транспортные расходы. Это прямая обязанность, возложенная Трудовым кодексом Российской Федерации. Работник не обязан оплачивать проезд на такси, метро или ином общественном транспорте из своего кармана, если целью поездки является выполнение трудовой функции.
В мобильности нуждаются юристы, менеджеры и прочие категории сотрудников, чья работа неразрывно связана с проведением регулярных встреч, посещением государственных и муниципальных органов власти.
Автомобиль или такси
Компания, вынужденная оплачивать проезд своим сотрудникам, рано или поздно встаёт перед выбором: приобрести собственное транспортное средство либо постоянно тратиться на такси. Следует понимать, что закупка одного лишь автомобиля делу не поможет, ведь потребуется также нанять на работу человека, который будет управлять этим транспортным средством. Таким образом штат фирмы расширится, равно как и увеличатся расходы на зарплату.
Если просчитать налоги, амортизацию, закупку ГСМ, страховую премию и прочие расходы на содержание автомобиля, мы получим итоговую сумму, которую следует сравнить со стоимостью энного количества поездок на такси за год. В принципе, если организация не так уж и часто пользуется услугами частного извоза, особого смысла в приобретении собственного автомобиля нет. В тех случаях, когда возить работников приходится ежедневно, в том числе и по нескольким адресам, расходы на такси будут преодолевать все мыслимые и немыслимые пределы.
Решение по приобретению служебного автомобиля может принять исключительно руководитель компании. В случае с обществом с ограниченной ответственностью это будет её директора.
Служебная записка
Несмотря на то, что издать распоряжение о покупке автомобиля и выделении соответствующего количества денежных средств может принять только руководитель, заявить инициативу фактически может любой сотрудник фирмы. Для этого работнику потребуется обратиться в адрес начальника со служебной запиской. Как правило, решением подобных вопросов заняты сотрудники бухгалтерии или опытные управленцы, чья основная задача – оптимизация расходов предприятия.
Сама по себе служебная записка как документ хоть и обладает определенной юридической силой, ни к чему руководителя не обязывает. Если директор посчитает, что служебный автомобиль в организации не нужен, значит, его и не появится.
Служебная записка как официальная бумага представляет собой обращение от одного представителя компании к другому. В нашем случае она будет носить вертикальный характер, ведь заявитель и адресат находятся на разных ступенях корпоративной иерархии.
В тексте служебки её автору потребуется основательно мотивировать подобную инициативу. Если не привести директору «железных» аргументов в пользу принятия решения об отказе от услуг такси, едва ли он поставит на документе визу «согласовано». Будет лучше, если предварительно автор служебки проанализирует стоимость автомобилей на рынке, просчитает примерные расходы на её содержание в год, сравнит итоговые значения со стоимостью услуги частного извоза за тот же промежуток времени.
Следует понимать, что услуги такси дорожают с каждым годом, равно как и транспортные средства. Автомобиль, когда он станет уже не нужен, всегда можно будет продать, тем самым сохранив активы компании от инфляции в определенном смысле этого слова.
Рассказываем, как составить записку
Служебная записка на служебный автомобиль должна начать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя, а также организационно-правовую форму юридического лица или ИП. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обращаемся к директору, выражаем инициативу о приобретении служебного автомобиля для удовлетворения потребностей организации, её сотрудников, в частности. Здесь мы должны сослаться на то, что покупка личного транспортного средства окажется выгоднее, нежели регулярные расходы на такси, даже при условии принятия на работу водителя. В качестве приложения к служебке следует прикрепить таблицу, в которой вы сравнили примерные расходы на автомобиль и такси.
Далее по тексту, переходя к завершающему этапу, заверяем всё вышеизложенное своим автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение и дождаться от директора ответной реакции.
Примерный образец
