Служебная записка на размен в кассе

Служебная записка на размен в кассе – это официальная бумага, с которой кассир или руководитель торговой точки может обратиться к главному бухгалтеру предприятия с инициативой формирования разменного фонда. Сегодня мы разберемся, что представляет собой разменный фонд, какие купюры и монеты должны в него входить, зачем нужна подобная служебная записка и как правильно её составить.

Размен в кассе

Наличие размена в кассе – это большая проблема, а тем более по состоянию на сегодняшний день, ведь большинство потребителей перешли на безналичные расчеты. В силу маркетинговых особенностей цены на товары в магазинах устанавливаются не в ровных значениях, не доходя до круглой суммы в один рубль или одну копейку. Таким образом получается, если товар стоит, условно говоря 4 999 рублей, а потребитель подает кассиру 5 000 рублей, сотруднику придется сдать один рубль железной монетой. Встретить такие монеты в обороте современных торговых точек довольно-таки проблематично, а значит, руководству магазина придется где-то их закупать, заказывать.

Если у магазина нет сдачи, значит, это исключительно его проблема. По идее, сотрудник торговой точки обязан отпустить выставленный на витрине товар, отсутствие размена не является поводом для отказа в продаже. Было бы весьма обидно потерять потенциальных клиентов по причине отсутствия размена.

Непосредственно с кассовым аппаратом работает кассир, именно он должен следить за тем, чтобы в наличии всегда был разменный фонд. В кассе должно быть энное количество монет и купюр всех номиналов, чтобы не возникло ситуации, когда потребителю банально нечем дать сдачу.

Служебная записка

Составить служебную записку на размен в кассе может как сам кассир, так и руководитель торговой точки. В этом вопросе всё будет зависеть от того, каким образом распределяются полномочия между сотрудниками, их обязанности. На многих предприятиях действует строгая иерархичная система, позволяющая подавать служебки исключительно по горизонтали или по вертикали на одну ступень вверх. Решать вопросы по поводу размена уполномочен лишь директор фирмы или её главный бухгалтер.

Служебная записка должна сообщить руководству фирмы о том, что в кассе по состоянию на сегодняшний день вовсе нет разменного фонда либо он слишком мал, вот-вот подойдет к концу. Чем быстрее главбух отреагирует на просьбу о выделении разменных монет, тем лучше для всех.

Сейчас, когда заработная плата практически любого продавца зависит не только от количества смен и их продолжительности, но также и от поступившей в кассу суммы, сотрудники также заинтересованы в больших продажах. Опять же, если сотрудник потеряет в зарплате из-за отсутствия размена, он может потерять мотивацию к труду и веру в компанию.

Форма документа

Внутренний документооборот организаций, будь то частных или государственных, с 2014 года целиком и полностью отдам на откуп им самим. Если до 2014 года отечественные органы власти еще старались регулировать данную сферу, то сейчас руководители таких предприятий вправе самостоятельно определить, как именно будет выглядеть их внутренний документооборот. Речь идёт не только о правилах обращения и сроках подготовки ответа на них, но также и о форме служебных записок.

Служебная записка в свободной форме должна отвечать базовым правилам делового документооборота. Например, что касаемо структуры, то служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. То, как именно они будут исполнены, решает автор.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Служебную записку на размен в кассе мы начинаем формировать с заполнения информации в шапке. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им в штатном расписании должность. В силу того, что данное обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы по типу паспортных данных, ИНН, ОГРН и прочее необязательно. Предполагается, что официальная бумага никогда не выйдет за пределы внутреннего документооборота, а значит, в этом нет никакой особой необходимости.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом и ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, мы передаем её на рассмотрение и дожидаемся ответной реакции. По идее, размен должен поступить уже в ближайшее время, однако, если его придется заказывать из другого города, возможно, придется подождать какое-то время.

Примерный образец