Служебная записка на проверку контрагента

Служебная записка на проверку контрагента – это официальная бумага, с которой в адрес коллеги по работе может обратиться один из сотрудников организации, нуждающийся в проверке делового партнера на момент надежности. Сегодня мы разберемся, что представляет собой процедура проверки контрагента, кто её проводит, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Проверка контрагента

Перед тем, как заключить соглашение с какой-либо организацией, имеет смысл провести процедуру проверки контрагента. Результаты такого исследования продемонстрируют, насколько компания является надежной с точки зрения материального состояния. Было бы весьма неприятно заключить договор с фирмой, которая в ближайшее время заявить о банкротстве и начнет участие в процедуре несостоятельности. Очевидно, что подобное сотрудничество не принесет компании ничего, кроме убытков. Неприятностей можно было бы избежать, если обратить внимание на внутреннюю кухню потенциального контрагента заблаговременно.

Заниматься проверкой контрагента в теории должен юрист компании или иной сотрудник, так или иначе работающий с контрагентами:

• начальник договорного отдела;
• менеджер по продажам;
• заместитель директора по коммерческому направлению.

Для того, чтобы проверить компанию на момент состоятельности и перспектив роста, необходимо будет изучить следующую информацию:

• выписка из ЕГРЮЛ, находящаяся в открытом доступе;
• налоговые отчеты о доходах, расходах;
• оборот денежных средств;
• уставной капитал;
• количество и состав видов деятельности;
• и так далее.

Исходя из таких сведений можно будет сделать вывод, насколько взаимовыгодным окажется сотрудничество с данным контрагентом. Если же на начальном этапе стало очевидно, что ничего хорошего взаимоотношения такого толка не принесут, значит, имеет смысл и вовсе от них отказаться. В любом случае итоговое решение уже будет принимать руководитель компании, ориентируясь на предоставленный ему отчет по результатам проверки контрагента.

Служебная записка

Служебная записка на проверку контрагента по своей юридической природе является строго внутренним документом, необходимым для разрешения внутренних вопросов предприятия. В частности, один работник будет обращаться к другому, чтобы попросить его осуществить проверку той или иной компании на момент состоятельности.

Выступить автором может тот сотрудник, который занимается поиском потенциальных деловых партнеров для предприятия. Опять же, это может быть заместитель директора по коммерческим вопросам, менеджер или же начальник договорного отдела. Именно эти сотрудники наиболее других заинтересованы в поиске надежных контрагентов, поскольку отчасти от этого зависит их заработная плата на работе.

Фактически проверять надежность контрагента должен человек, разбирающийся в финансовой отчетности, бухгалтерии, юридических вопросах. В теории это может быть штатный юрисконсульт или кто-то из бухгалтеров. В силу того, что отчет по факту проверки контрагента будет подаваться директору, проверяющий будет нести за него ответственность.

Форма документа

Всякий раз, когда речь заходит о составлении какого-то внутреннего документа, поднимается вопрос относительно того, какие бланки использовать. Обратим внимание, что с 2014 года отечественный законодатель утратил интерес ко внутреннему документообороту частных организаций и муниципальных ведомств, в связи с чем любые деловые бумаги оттуда могут составляться в свободной форме. Для того, чтобы не допустить чисто формальных ошибок, исполнителю придется придерживаться общих правил делового документооборота.

По структуре наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном автор предоставлен сам себе.

Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на проверку контрагента с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность адресата нашего обращения в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании, но уже в родительном падеже.

В завершение работы с документом нужно расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наше обращение уже полностью сформировано, останется только передать его на рассмотрение и дождаться ответной реакции коллеги. Срок подготовки отчета о проверке контрагента будет зависеть от множества факторов, в том числе и от занятости рабочими обязанностями. Как только сотрудник проведет проверку, он подготовил отчет и предоставит его автору служебки в письменном виде.

Примерный образец