Служебная записка на приобретение жесткого диска

Служебная записка на приобретение жесткого диска – это официальная бумага, с которой системный администратор или специалист технической поддержки предприятия может обратиться в адрес её руководителя, попросить выделить денежные средства на приобретение комплектующих к рабочим ПК. Сегодня мы разберемся, что представляет собой жесткий диск, как правильно купить его на деньги предприятия, зачем нужна соответствующая служебная записка.

Офисные компьютеры

Формированием, сборкой и закупкой офисных компьютеров занимается штатный системный администратор или специалист технической поддержки организации. Соответственно, офисных ПК будет отвечать тем задачам, которые поставлены перед сотрудниками. Например, если нам нужен компьютер для юриста или бухгалтера, нет никакой необходимости ставить в него самые современные и мощные комплектующие, будет достаточно весьма среднего процессора, жесткого диска и пары планок оперативной памяти.

Что касаемо жестких дисков, то их качество и срок службы очень часто зависит от фирмы-производителя и срока эксплуатации. Можно сказать, что рано или поздно каждый жесткий диск исчерпает свой ресурс, придется его заменить. Проблема заключается в том, что проблема может проявиться внезапно, то есть сотрудник банально не успеет выкачать все файлы из компьютера, утратит их безвозвратно. Для того, чтобы этого не случилось, нужно постоянно держать руку на пульсе и о любых проблемах сообщать штатному компьютерщику.

Выход жесткого диска офисного ПК из строя – ситуация весьма распространённая. Опытный системный администратор всегда закупает жесткие диски про запас таким образом, чтобы на полке лежало одно или два таких устройства. В том случае, если кто-то из коллег обратиться за помощью, можно будет решить вопрос в кратчайшие сроки, не впутывая сюда директора.

Служебная записка

Для того, чтобы системный администратор смог осуществить закупку жестких дисков, ему необходимо будет обратиться в адрес директора с соответствующей просьбой. Итак, купить устройство можно как в ближайшем магазине электроники, так и заказать у одного из популярных интернет-поставщиков. Как правило, такой выбор делается исходя из срочности самого вопроса. Если жесткий диск нужен уже здесь и сейчас, значит, придется переплачивать и покупать устройство в одном из магазинов.

Перед тем, как просить деньги у директора, сисадмин должен проанализировать рынок и понять, сколько конкретно денежных средств ему потребуется на закупку. Именно такую сумму мы и будем просить и директора в подотчет.

Отметим, что деньги на закупку комплектующих к ПК будут выдаваться сотрудникам в подотчёт, а значит, за каждый затраченный рубль придется отчитаться. Для этого нам придется как можно скорее принести в бухгалтерию подтверждающий покупку документ. Таким документом в нашем случае станет кассовый чек о покупке. Если всё в порядке с документами, вопрос можно будет считать официально закрытым.

Форма документа

Форма служебной записки на приобретение жесткого диска не утверждается на законодательном уровне, однако может быть утверждена на локальном уровне предприятия. Так, с 2014 года каждая организация имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне фирменный бланк, которым сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости.

Взять один из таких бланков при условии его наличия сотрудник может в отделе кадров. Кадровик в свою очередь не только распечатает бланк, но и подскажет, как правильно его заполнить.

В том случае, если в вашей организации нет фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки, составлять служебную записку самостоятельно, своими силами. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к директору, просим его выделить такую-то денежную сумму в подотчет на приобретение жесткого диска для одного из офисных ПК. В своей служебке мы можем сослаться на служебную записку от коллеги, запросившего замену жесткого диска, ремонт ПК.

Так, если в компании внутренний документооборот развит настолько, что любые просьбы между сотрудниками оформляются в форме служебных записок, попросить денег у директора будет куда проще. Здесь он увидит, что вопрос в действительности серьезный, если по его поводу уже было составлено, как минимум, две служебные записки.

Примерный образец