Служебная записка на приобретение картриджа

Служебная записка на приобретение картриджа для МФУ – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступив с инициативой приобретение расходников для печатного оборудования. Сегодня мы разберемся, что представляет собой служебная записка на приобретение картриджа для МФУ, в каких случаях она используется, кто может выступить её заявителем и адресатом.

Картридж в МФУ

МФУ представляет собой устройство, одновременно выполняющее функции принтера, сканера и факса. Таким образом одним из ключевых элементов внутренней конструкции такого устройства является картридж, необходимый для осуществления печати. Картридж, по сути дела, является чем-то вроде хранилища для тонера, из которого краска постепенно подается в само МФУ, а затем уже оказывается на краске в виде картинок, текстов и так далее.

Картриджи по своему устройству бывают различными: часть из них заправляется, а часть – нет. Как показывает практика, даже те детали, которые, казалось бы, являются расходниками, умельцы научились использовать на постоянно основе без замены, достаточно лишь добавить нужного тонера в виде порошка или жидкой краски, в том числе и сублимационной. Таким образом получается, что в случае опустошения картриджа необходимо лишь его заправить. Если мы говорим о серьезных офисных МФУ, заниматься их заправкой должна специализирующаяся на такой деятельности организация. Сотрудники такой компании должны разбираться в своем деле и давать гарантию результата.

Иногда случается так, что картридж уже нет смысла заправлять, а нужно просто приобрести новый, уже заправленный. Конечно, стоимость нового картриджа будет в несколько раз дороже, если сравнивать её со стоимостью оказания услуги по заправке, тем не менее выбора остается мало. Если вовремя не обслуживать картридж, он начнет работать с браком, то есть пускать черные полосы, не пропечатывать символы, проявлять на бумаге пятна и так далее и тому подобное. Для того чтобы МФУ работала как в первый день после покупки, иногда придется менять картриджи, покупать новые.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой внутреннее обращение от одного сотрудника организации в адрес другого. В теории выступить автором служебки на приобретение нового картриджа может совершенно любой сотрудник, а вот адресатом всегда должен быть именно директор. Директор как единоличный руководитель обладает полномочиями по распределению бюджетных денежных средств между различными статьями расходов. Именно он сможет дать добро на выделение денег для покупки нового картриджа для МФУ.

Автором же служебки фактически станет человек, занимающийся принтерами и прочим оборудованием на предприятии. В теории это может быть системный администратор, технический специалист или кто-то ещё. В любой компании должен быть такой человек, ведь именно благодаря ему весь офис занимается работой.

Форма документа

Служебная записка на приобретение картриджа относится к той разновидности документов, для которых отечественный законодатель не предусмотрел применения тех или иных общеобязательных унифицированных бланков. Таким образом получается, что составить служебку мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

В вопросе формирования служебной записки на предприятии самое главное – это не забыть о соблюдении общих правил делового документооборота. Если мы обращаемся к коллеге равному себе по должности или, тем более, к руководителю, нужно обязательно соблюдать деловой стиль языка. Также немаловажно будет обратить внимание и на структуру служебки. В нашем случае документ должен состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на приобретение картриджа с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО человека, решившего выступить с инициативой замены картриджа в МФУ посредством приобретения нового, занимаемую им должность на предприятии согласно штатному расписанию. Все более подробные идентификаторы по типу даты рождения и паспортных данных работника и так уже есть в распоряжении работодателя.

Ниже по документу мы приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю, утверждаем, что картридж на таком-то МФУ в связи со сроком эксплуатации уже не справляется со своей основной функцией, выполняет печать документов нечетко, неярко, что не удовлетворяет работников организации. Для того чтобы МФУ вновь стал печатать как в лучшие времена, нужно заменить картридж, приобрести новый.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение руководству и дождаться соответствующей ответной реакции.

Примерный образец