Служебная записка на представительские расходы – это документ, с которым работник предприятия может обратиться в бухгалтерию, выразив просьбу о выделении денежных средств на представительские расходы. Сегодня мы разберемся, какие конкретно траты понимаются под представительскими расходами, в каких случаях сотрудники могут взять деньги на подобные цели, как правильно составить такую служебку.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Представительские расходы
Представительские расходы представляют собой денежные траты, предназначенные на организацию различного рода партнерских встреч. Если деятельность организации связана с ведением предпринимательской деятельности и заключением договоров, значит, проведение различного рода переговоров, встреч и митингов – это обычное дело. Организация подобных встреч всегда требует денежных расходов. Например, часть компаний не имеет собственных переговорных комнат, где можно было бы провести встречи, в связи с чем приходится встречаться в общественных местах: различные залы, заведения общепита и так далее. Безусловно, сотруднику необходимо будет организовать встречу, платить по счетам.
Тратить деньги из своего кармана представитель организации не должен ни в коем случае. Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить сотрудников всем необходимым для работы. Выгода от бизнес-встречи пойдет в карман руководству фирмы, а значит, работник однозначно не должен платить из своего кармана.
Если речь идёт об организации встречи в офисе фирмы, принято закупать чай, кофе, пирожные, конфеты и так далее и тому подобное. Хороший менеджер по продажам всегда знает, как найти подход к клиенту. Принято считать, что правильный подход к организации бизнес-встречи может существенно повилять на её результаты.
Отчетные средства
Представительские расходы относятся к той группе денежных средств, которые выделяются сотрудникам в подотчет. Это означает, что работнику придется отчитаться перед бухгалтерией за каждую затраченную им копейку. Для этого собираем кассовые чеки с каждой покупки, прилагаем их к служебной записке. Таким образом бухгалтерия сможет удостовериться, что сотрудник в действительности пустил выделенные средства на обозначенные изначальное цели. Более того, крайне редко получается, что выделенных денег копейка-в-копейку хватило на необходимые товары.
Вероятнее всего сотруднику придется возвращать сдачу либо, наоборот, вкладывать свои деньги. Во втором случае нам придется писать в бухгалтерию дополнительную служебную записку.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на представительские расходы, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает никаких стандартных унифицированных бланков под составление такого документа. Более того, каждая отдельно взятая организация имеет возможность не только самостоятельно определить, как именно бьудут выглядеть деловые бумаги из её документооборота, но также разработать бланки и закрепить их на локальном уровне.
Подобный подход к ведению дел характеризует организацию с хорошей стороны, ведь сотрудникам не придется каждый раз тратить драгоценное рабочее время на самостоятельное составление служебки. Более того, бухгалтерии куда приятнее и проще работать с унифицированными шаблонами, ведь в них крайне проблематично допустить ошибку.
Если ваша фирма не имеет собственных бланков или шаблонов, значит, нам придется составлять официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме. Для этого вооружаемся чёрной или синей шариковой ручкой, чистым листком бумаги формата А4 и приступаем к работе.
Разбираемся, как составить записку
Процесс формирования служебной записки мы бы рекомендовали начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации-работодателя, ФИО и должность сотрудника, ответственного за выдачу подотчетных средств. Затем здесь же, отступив с красной строки, укажем собственные ФИО и должность.
Далее по тексту мы утверждаем, что нам необходимо организовать встречу с потенциальными партнерами, в связи с чем нужно провести закупку необходимых товаров: чай, кофе, пирожные, конфеты и так далее. Полный перечень товаров перечислять не нужно, однако отметим, что данные расходы являются представительскими. Обязуемся отчитаться по факту потраченных сумм в бухгалтерию на следующий день, приложив все чеки о покупках.
Ниже по документу мы обращаемся к бухгалтеру, просим выделить нам энную денежную сумму на представительские расходы. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, следует заверить её собственным автографом, передать на рассмотрение в бухгалтерию. Как только ваши коллеги согласуют инициативу, вас пригласят для получения наличных из кассы организации.
Вполне распространённая ситуация, когда служебку на представительские расходы согласовывают, однако заявленная сумма подвергается корректировке со стороны руководства. Например, главбух либо директор могут счесть, что фирмы не может позволить себе тратить такие суммы на бизнес-встречи, посчитать инициативу менеджера излишней. В таком случае автору служебки дадут деньги, но в несколько меньшем размере, чем он изначально запрашивал. Придется работать с тем, что есть, ориентироваться на доступные денежные ресурсы.
Примерный образец
