Служебная записка на предоставление копии трудовой книжки

Служебная записка на предоставление копии трудовой книжки – это официальная бумага, с которой в адрес директора компании может обратиться один из её сотрудников, попросить предоставить копию документа об осуществлении трудовой деятельности. Сегодня мы разберемся, что представляет собой трудовая книжка, как нужно обращаться с её физическим вариантом, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является главным документом для любого человека, занимающегося трудовой деятельностью на официальной основе. Именно в трудовой будут отражаться все места работы сотрудника, занимаемые им места в штатном расписании этих организаций. Также в официальной бумаге будут прописываться причины увольнения, которые могут оказать серьезное влияние на вопрос трудоустройства в будущем. Например, едва ли какой-то работодатель захочет взять на материально ответственную должность человека, в прошлом уволенного за утрату доверия или совершение хищения по месту работы.

Устраиваясь на работу, человек передает свою трудовую книжку на предприятие. В течение всего срока компании трудовая будет храниться в отделе кадров в металлическом ящике или сейфе в полной безопасности. Получить на руки оригинал документа человек сможет только при увольнении или же для обращения в социальный орган по социальным вопросам. Речь идёт о Социальном фонде России.

Следует отметить, что с 2020 года физические трудовые книжки больше не заводятся, а всем работникам, у которых они уже были, предложили перейти на электронные экземпляры. Несмотря на это, осталось огромное множество работников, решивших отдать предпочтение бумаге.

Копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки представляет собой, по сути дела, заверенную ксерокопию оригинала. Заверить трудовую может руководитель организации, в которой трудится сотрудник, ведь именно эта компания фактически и изготавливает копию.

Не следует путать понятия «копия» и «дубликат» трудовой книжки. Если дубликат – это второй экземпляр трудовой, который выдается только в случае утраты оригинала, то копию можно снять в любом момент и без особого труда.

В силу того, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет работнику брать оригинал служебки на руки лишь в исключительных случаях, в тексте служебной записки мы должны указать, что нас интересует именно копия. Несмотря на то, что мы берем копию, замотивировать просьбу придется в любом случае.

Например, копия служебной записки может потребоваться человеку при оформлении кредита или иного продукта в банке. Таким образом кредитная организация проверяет платежеспособность гражданина, изучая историю его трудовой деятельности.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на предоставление копии трудовой книжки, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов на такой случай. Если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались вмешиваться в вопросы внутреннего документооборота, то сейчас этот вопрос целиком и полностью отдан в частные руки.

Теперь составить служебную записку на предоставление копии трудовой книжки может совершенно любой сотрудник, столкнувшийся с необходимостью. Здесь самое главное – уделить внимание общим правилам делового документооборота, структуре, а также обратить внимание на схожие документы.

По структуре наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4. Написать текст сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку на предоставление копии трудовой книжки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании организации. Несмотря на то, что фактически делать копию будет отдел кадров, обращаться с просьбой мы будем именно в адрес директора. Именно он уполномочен принимать решения такого толка.

Ниже по документу расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью сформирована, осталось лишь переедать её на рассмотрение руководителю и дождаться его ответной реакции. Как только директор заверит нашу служебку визой «согласовано», можно будет передавать её в бухгалтерию. В течение трёх рабочих дней отдел кадров обязан предоставить копию трудовой книжки. Промедление будет означать нарушение трудовых прав работника, а это уже повод для обращения с жалобой в Государственную инспекцию труда.

Примерный образец