Служебная записка на получение ТМЦ со склада

Служебная записка на получение ТМЦ со склада – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к кладовщику или заведующему по административно-хозяйственной части, попросить о выдаче того или иного предмете. Сегодня мы разберемся, почему завхоз не имеет возможности выдать ТМЦ на руки без составления дополнительной документации, зачем вообще нужна подобная служебка и как правильно её составить.

ТМЦ на складе

Деятельность любой организации так или иначе связана с использованием каких-либо товарно-материальных ценностей, будь то канцелярские принадлежности, бытовые приборы или технические приспособления, инструменты. Заведующий по хозяйству компании осуществляет закупки необходимых в работе вещей массово и заблаговременно, то есть на складе всегда должны быть какие-то определенные запасы. Например, если у одного из сотрудников внезапно кончились скобы для степлера, он всегда может прийти в подвал и взять дополнительную пачку.

Каждая компания по-разному подходит к ведению учета ТМЦ на складе. Например, нередко можно встретить ситуацию, когда любой желающий сотрудник может прийти на склад, взять, что ему необходимо, пойти работать дальше. Безусловно, это крайне удобно, однако весьма ненадежно. По идее, за каждый предмет кто-то несет ответственность, будь то сложное техническое оборудование или коробка скоб для степлера. Если всё делать по уму, то предметы должны раздаваться работникам на основании их служебных записок, под подпись. Делается это во избежание образования недостачи или, наоборот, излишков.

Вести оборот этих служебок должен человек, несущий ответственность за склад, будь то специалист по закупкам, заведующий по АХЧ или завхоз. Сами записки пишутся на его имя, он их согласовывает, осуществляет непосредственную выдачу ценностей на руки.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации, посредством которой её сотрудники осуществляют взаимодействие друг с другом, в том числе и обращаются с материальными запросами такого толка. Сама записка будет содержать в себе просьбу о выдаче тех или иных предметов, однако удовлетворять эту просьбу или же нет, – решает завхоз. В теории он может отказать в выдаче ТМЦ сославшись на то, что работнику они не нужны в его трудовой деятельности либо он брал аналогичные предметы недавно, еще, по идее, не должен был успеть их истратить или износить.

В силу того, что служебка предназначена исключительно для внутреннего пользования, она никогда не должна выйти за пределы предприятия. Этот фактор вносить свои коррективы в процесс формирования служебки, ведь не потребуется уделять столь пристального внимания форме и содержанию. Тем не менее, если возникнут вопросы относительно текущего местонахождения выданных сотрудникам ценностей, служебку могут поднять и ознакомиться.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на получение ТМЦ со склада, следует отметить, что отечественный законодатель не предоставил каких-либо стандартных бланков или шаблонов, которыми работники могли бы воспользоваться по мере необходимости. В силу того, что документооборот внутренний, правом разработки и утверждения фирменных шаблонов обладает каждая отдельно взятая организация, будь то частная или муниципальная, государственная. Если компания имеет такие фирменные шаблоны, сотрудникам, желающим получить ТМЦ, следует воспользоваться именно ими.

В том случае, когда организация не в состоянии предложить фирменные бланки для составления служебных записок, придется брать ситуацию в свои руки, составлять служебную записку самостоятельно. Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступает чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс составления служебной записки на получение ТМЦ со склада нам следует начать формировать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО, наименование занимаемой должности на предприятии.

Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена и подписана, можно смело передавать её на рассмотрение завхозу. Говорить о сроках принятия решения по факту нашего обращения довольно-таки сложно, всё будет зависеть от занятости сотрудника и прочих факторов. В теории получить предметы можно непосредственно в течение пары минут с момента обращения со служебкой, однако это лишь теория. Если организация имеет большой склад, нужные предметы потребуется еще найти и так далее и тому подобное. По идее, завхоз должен связаться с вами по внутреннему стационарному телефону, сообщить о том, что служебка на получение ТМЦ была рассмотрена и удовлетворена, можно забирать предметы.

Примерный образец