Служебная записка на получение доступа к АИС

Служебная записка на получение доступа к АИС – это официальная бумага, с которой в адрес непосредственного начальника может обратиться любой сотрудник, попросить предоставить доступ к автоматизированной информационно-поисковой системе. Сегодня мы разберемся, что представляет собой АИС, в каких целях и какие сотрудники могут ею пользоваться, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

АИС на предприятии

Итак, АИС – то автоматизированная информационно-поисковая система, то есть какая-то компьютерная программа, содержащая в себе базу данных, инструментарий для работы с ней. В теории под АИС может попадать MS Access, 1С Предприятие и другие компьютерные программы, в том числе и самописные. Очень многие организации сейчас стараются иметь собственное программное обеспечение, чтобы в любой момент была возможность каким-то образом его модернизировать под нужды организации. Для таких целей компании содержат штат IT-специалистов либо работают с разработчиками на аутсорсинге.

В силу того, что АИС представляет собой базу данных, очевидно, что доступ к ней будет ограничен, чтобы любой желающий не мог получить доступ к конфиденциальной информации. В АИС могут быть представлены сведения относительно работников компании, контрагентов организации, потребителей и так далее и тому подобное.

Если мы говорим о персональных данных, то компания должна хранить и обрабатывать их в полном соответствии с положениями ФЗ «О персональных данных». Любая утечка может стоить предприятию серьезных санкций и репутационных потерь.

Служебная записка

Служебная записка на получение доступа к АИС представляет собой строго внутреннее обращение, которое должно быть рассмотрено в рамках одного предприятия. Отметим, что решать вопросы о том, кто сможет получить доступ к АИС, а кто – нет, должен руководитель. Это может быть начальник отдела или директор всей организации в целом.

Сам факт обращения со служебной запиской еще не может гарантировать предоставления доступа в виде учетной записи, в теории начальник может отказать, если посчитает, что такой доступ сотруднику ни к чему. Как показывает практика, в большинстве случаев служебная записка на получение доступа к АИС – это формальность и не более того. Если дело уже дошло до формирования служебки, значит, вопрос можно считать заочно решенным.

Форма документа

Служебная записка на получение доступа к АИС относится к той разновидности документов, для формирования которых отечественным законодателем и вовсе не предусмотрено каких-то заранее сформированных бланков или шаблонов. Сейчас каждая отдельно взятая организация может самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне собственный фирменный бланк. Всякий раз, когда у кого-то из работников возникнет необходимость составить заявление или служебную записку, он сможет взять в кадрах заранее заготовленный шаблон и использовать его в качестве основы для будущего документа.

Как показывает практика, далеко не каждая организация столь ответственно относится к своему внутреннему документообороту, а значит, на практике будут возникать ситуации, когда работникам придется составлять служебную записку на получение доступа к АИС самостоятельно. В силу того, что каких-то унифицированных бланков не существует вовсе, сделать это можно будет в свободной форме, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота.

Немаловажно будет уделить должное внимание структуре официальной бумаги, ведь наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Если правильно заполнить каждый отдельно взятый структурный элемент, проблем не возникнет.

Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем работу по составлению служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, ФИО и должность нашего непосредственного начальника, к которому мы и будем обращаться со служебкой. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность на предприятии.

Ниже по документу мы обращаемся к нашему начальнику, утверждаем, что нам в рабочих целях потребовался доступ к АИС, чтобы выполнять свои прямые должностные обязанности или одну конкретно взятую задачу. Просим согласовать создание учетной записи для доступа к АИС.

Весьма важно отметить, нужен ли вам единоразовый доступ или же постоянный. В первом случае учетная запись будет удалена спустя какое-то время после регистрации, а во втором – она останется работать.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, проставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена и оформлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.

Примерный образец