Служебная записка на переоформление доверенности

Служебная записка на переоформление доверенности – это официальная бумага, с которой работник в случае изменения паспортных данных и в прочих ситуациях обязан обратиться в адрес руководителя, попросить внести соответствующие корректировки. Сегодня мы разберемся, зачем нужна доверенность, какими полномочиями она может наделить сотрудника, как её переоформить и так далее.

Доверенность

Доверенность как документ способна наделить работника организации полномочиями по представлению её интересов в различных государственных инстанциях, а также при взаимодействии с частными предприятиями. По умолчанию действовать от лица юридического лица может лишь его руководитель. Например, в обществе с ограниченной ответственностью это будет директор. Уже в дальнейшем, когда фирма разрастается, становится очевидно, что один человек не способен уследить за всем, в связи с чем хорошим решением будет распределить полномочия между несколькими людьми.

Доверенность наделяет человека возможностью действовать от имени организации. Конкретный перечень прав будет определяться содержательной частью доверенности, решением руководителя. Например, если в организации всего один юрист, имеет смысл позволить ему представлять интересы в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, при взаимодействии с Федеральной службой судебных приставов, налоговой инспекцией. Все эти органы так или иначе участвуют в осуществлении правосудия, а значит, юристу в любом случае придется с ними взаимодействовать.

Таким образом конкретный перечень прав на представление интересов будет ограничиваться должностными обязанностями конкретного сотрудника. Например, бухгалтеру нет нужды оформлять доверенность на участие в судах, равно как и юристу нет необходимости представлять интересы фирмы при взаимодействии с Социальным фондом России. Основной нормативный акт по теме - Гражданский кодекс Российской Федерации.

Переоформление

Переоформление доверенности может потребоваться в нескольких случаях. Разберемся в этом поподробнее.

Первый случай самый распространённый – изменение паспортных данных работника. Например, оформление нового документа в связи с достижением определенного возраста, вступлением в брак. С того момента, когда работник получит на руки новый паспорт, его старая доверенность уже окажется неактуальной. Применив такую доверенность при обращении в любой орган, человек однозначно получит отказ, ведь он не имеет прав представлять организацию.

Второй случай – изменение должностных обязанностей работника. Для того, чтобы было понятно, о чем конкретно идёт речь, вернемся к примеру с юристом организации. Организация, приняв решение, что одного юриста ей недостаточно, решила нанять еще нескольких, разделив полномочия между ними: кто-то занимается судебной работой, а кто-то договорной. Таким образом у того юриста, который был первым, будет полный перечень полномочий, ему не нужный. Имеет смысл переоформить доверенность во избежание возможных проблем и допущения ошибок в работе.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой документ, используемый в рамках одной организации, внутри неё. Посредством служебок сотрудники взаимодействуют, обмениваются информацией, обращаются с просьбами и так далее и тому подобное.

Служебную записку на переоформление доверенности должен подавать тот сотрудник, на которого она и оформлена, в случае изменения паспортных данных. В тех случаях, когда переоформление необходимо в связи с изменением полномочий, служебку будет подавать непосредственный руководитель такого работника.

Решение о том, кому и какие полномочия доверять, принимает директор организации. Именно на его имя адресуется служебная записка, однако это не значит, что руководитель будет готовить новую версию доверенности самостоятельно. Когда директор завизирует своим автографом нашу записку, она перейдет в руки кадровика или иного сотрудника.

Рассказываем, как составить служебку

Служебная записка на переоформление доверенности должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую должность на предприятии.

Ниже по документу утверждаем, что на нас оформлена доверенность от такого-то числа за таким-то номером, согласно которой у нас есть определенные полномочия по части осуществления тех или иных действий. Не забываем, что каждая доверенность имеет уникальный регистрационный номер, который мы должны прописать корректно. Затем ссылаемся на то, что паспортные данные человека изменились, в связи с чем пользоваться текущей доверенностью не представляется возможным.

Следующим шагом просим переоформить свою доверенность, зарегистрировав её новый экземпляр во внутренней документации фирмы. Теперь, когда служебка полностью сформирована, останется лишь заверить её автографом составителя, проставить дату формирования.

Будет лучше, если вы приложите к служебной записке ксерокопию новой версии своего паспорта. Таким образом тому сотруднику, который и будет заниматься оформлением, можно несколько облегчить задачу, лишний раз подстраховать от ошибок. Если в доверенности появятся ошибки по части паспортных данных или её составитель забудет указать одно из важных полномочий, придется проводить всю работу заново. Как только доверенность будет готова, её держателя пригласят расписаться за получение.

Примерный образец