Служебная записка на перенос отпуска

Служебная записка на перенос отпуска – это документ, с которым работник предприятия или его непосредственный начальник может обратиться к представителям администрации компании с просьбой о переносе запланированного заранее ежегодного оплачиваемо отпуска. Сегодня мы разберемся, в каких случаях можно перенести отпуск, как на это реагируют работодателя, приведём инструкцию по составлению служебной записки.

График отпусков

График отпусков на предприятии формируется заблаговременно на следующий календарный год, в ноябре или декабре предшествующего года. Этой работой занимается отдел кадров в совокупности с руководителями отделов. В большинстве случаев сотрудникам позволяют самостоятельно определить, в какое время им пойти в отпуск, однако подобное происходит не всегда. Трудовой кодекс Российской Федерации не закрепляет за работодателем обязанности отпускать своих работников исключительно в те даты, когда им того захочется. Если бы законодательство работало таким образом, в летние периоды времени львиная доля организаций попросту лишилась бы практически всех своих сотрудников.

График формируется исходя из загруженности работой в конкретный сезон при учёте должностных обязанностей отпускников. Например, если на всю компанию предусмотрено всего два юриста, отпускать их в одно и то же время никто не станет. Согласование дат отпусков занимаются руководители отделов, передают сведения в кадровую службу, а кадровик в свою очередь формирует график. Когда директор утвердит сформированный график, он вступает в силу.

Перенос отпуска

Как мы уже сказали ранее, график отпусков формируется на календарный год вперед, а значит, в жизни людей могут случиться обстоятельства, требующие внесения изменений в план отдыха. Сложно представить себе ситуацию, в которой ни один из сотрудников компании в течение года не обратится с просьбой о переносе. Это что-то из разряда фантастики.

Работодатель обязан рассматривать все поступающие в его адрес обращения от сотрудников, однако не обязан их удовлетворять. Если руководство фирмы посчитает, что перенос невозможен по тем или иным причинам, работник получит вполне законный отказ, который невозможно оспорить в судебном порядке или посредством обращения в трудовую инспекцию. Исключения из этого правила существуют. Речь идёт о специальных категориях сотрудников, которым на законодательном уровне полагаются дополнительные государственные льготы. К таким, например, относят почётных доноров, то есть лиц, сдавших свою кровь более сорока раз в течение жизни.

Перенос от работодателя

На практике случаются ситуации, когда работодатель по своей инициативе переносы даты запланированного отпуска сотрудника. Здесь вступает в игру категория производственной необходимости. Так, если компания посчитает, что отсутствие работника на предприятии нанесёт всей организации серьезный ущерб, директор получит полное право перенести заранее согласованный отпуск. Следует иметь в виду, что подобный вид переноса – это очень тонкий лёд, который при неаккуратном подходе может треснуть.

Представителям отдела кадров или вышестоящему руководству потребуется надлежащим образом замотивировать свою позицию о необходимости переноса, отразить её в приказе. Если подойти к мероприятию «спустя рукава», работник безо всяких проблем сможет обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, должностные лица которой привлекут недобросовестного работодателя к ответственности.

Рассказываем, как правильно составить служебку

Служебная записка на перенос отпуска может подаваться директору от имени непосредственного начальника потенциального отпускника или самого работника, собирающегося уйти на законный отдых. В большинстве случаев заявителем выступит, конечно же, сам сотрудник.

Служебка по своей структуре состоит из нескольких составных элементов: шапки, основного содержательного блока с указанием дат отпуска и просьбы о переносе, а также даты и подписи сотрудника-заявителя. Разберемся, как не допустить ошибок при их наполнении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже прописываем ФИО директора компании-работодателя, а также её полное наименование со ссылкой на организационно-правовую форму. Далее по тексту оставим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность в штатном расписании. Информация о сотрудника указывается в родительном падеже.

Ниже по документу прописываем его наименование, с уважением обращаемся к руководителю, начинаем излагать суть нашего запроса. В частности, ссылаемся на график отпусков, утверждая, что наш отпуск запланирован на определённые даты. Например, с 14 по 27 августа. Следующим шагом обозначаем, что возникла необходимость по тем или иным причинам перенести запланированное время отдыха. Сами причины можно перечислять или же не перечислять. Как показывает практика, если руководитель войдет в положение, то есть узнает истинные намерения, он удовлетворит вашу просьбу. Затем мы просим перенести нас отпуск на новые даты.

В завершение работы с документом осталось лишь проставить дату его формирования, а также заверить всё вышесказанное автографом сотрудника-заявителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). В таком виде официальную бумагу уже можно смело передавать на рассмотрение и ждать ответа. Законодатель не устанавливает какого-то конкретного срока рассмотрения, а значит, время ожидания будет зависеть от загруженности директора.

Примерный образец