Служебная записка на оплату багажа

Служебная записка на оплату багажа – это официальная бумага, с которой возвратившийся из служебной поездки сотрудник может обратиться в адрес директора, попросить его компенсировать затраченные на провоз багажа денежные средства. Сегодня мы разберемся, обязано ли предприятие оплачивать своим сотрудникам перевозку багажа, в каких случаях директор буквально обязан пойти на уступки, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Багаж в командировке

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель, направляя сотрудника в командировку, берёт на себя все связанные с проживанием и транспортом вопросы. Таким образом получается, что доставка работника из точки «А» в точку «Б», а также всё его проживании на месте выполнения работ, включая ежедневное питание, оплачивается за счет предприятия. Касаемо багажа в Законе «О труде» нет ни слова. Этот вопрос решается индивидуально в каждом отдельно взятом случае.

В одном из своих локальных актов работодатель может закрепить дополнительные положения по части направления людей в служебные поездки, регламентировать используемые виды транспорта, класс билетов на самолёт, багаж, размер суточных и так далее и тому подобное. В подавляющем большинстве компаний багаж оплачивается только при условии возникновения служебной необходимости. Так, фирма будет готова оплатить перевозку багажа лишь в том случае, если содержимое чемодана будут составлять связанные с работой предметы: инструменты, оборудование и так далее.

Иногда можно встретить практику оплаты багажа в любом случае для заместителей высокопоставленных должностей. Например, работникам, выполняющим представительские функции, очень часто необходимо вести с собой одежду для проведения встреч. Очевидно, что пиджак, рубашку и брюки нельзя увезти в рюкзаке на спину, а значит, в любом случае придется оплачивать багаж.

Компенсация потраченных средств

С багажом очень часто возникает ситуация, когда в ту сторону работнику он не требовался, однако уже в обратную сторону без багажа вернуться не получится, а работник узнает об этом непосредственно в командировке или даже стоя в аэропорту. Таким образом не остается ничего, кроме как оплатить провоз багажа из своего кармана, а уже в дальнейшем попытаться компенсировать средства за счет бухгалтерии.

Речь о компенсации можно заводить лишь в том случае, если багаж в действительности потребовался для перевозки служебных предметов: оборудование, инструменты, документация, техника и так далее и тому подобное. Если же человек просто накупил вещей и решил привезти их домой за счет компании, так сделать не получится. Любые расходы бухгалтерия должна чем-то мотивировать, на что-то ссылаться.

Для того, чтобы процесс выделения средств сотруднику сдвинулся с мертвой точки, директору необходимо будет издать соответствующий приказ, а работнику отнеси его в бухгалтерию. Деньги поступят на счет в день зарплаты или в любой другой день.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оплату багажа, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает применения каких-либо бланков или шаблонов. Таким образом получается, что любой желающий может самостоятельно составить такую служебку, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота. Речь идёт о соблюдении базовых требований по части оформления, а также по части структуры.

Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. При работе с таким документом мы ориентируемся на схожие процессуальные бумаги.

Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс составления служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого подается служебка. Для этого указываем ФИО руководителя организации, уполномоченного разрешать вопросы относительно выделения денежных средств. Как правило, это директор. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность на предприятии.

Далее по тексту мы обращаемся в адрес руководителя организации, разъясняем ему ситуацию с нашей командировкой и багажом. Если вы уже вернулись из поездки, в рамках которой вам пришлось самостоятельно оплатить перевозку багажа, прилагаем к служебной записке посадочный талон и талон на багаж, просим компенсировать именно такую сумму, которая прописана в тексте записки. Также мы должна замотивировать провозку багажа, то есть сослаться на необходимость.

Список прилагаемых официальных бумаг к служебной записке нужно будет оформить надлежащим образом, перечислив их построчно, пронумеровав. Каждый отдельный документ нужно писать с новой строчки.

Примерный образец