Служебная записка на мытьё окон

Служебная записка на мытьё окон – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться к её директору или главному бухгалтеру, выступить с просьбой привлечения к работе профильных контрагентов, занимающихся мытьём стекол снаружи. Сегодня мы разберемся, как организация может помыть окна своих помещений снаружи, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Мытьё окон в офисе

Мытьё окон в офисе – это процедура, которая должна осуществляться на предприятии хотя бы один раз в год. Окна принято мыть именно в летний период времени, так как зимой в условиях климата России сделать это весьма проблематично. Чистые окна не только прибавят зданию очков по части внешнего вида, но также сделают нахождение в нём сотрудников более безопасным. Чистая санитарная обстановка – это всегда залог крепкого здоровья человека.

Помыть окна в офисе предприятие может несколькими способами, включая вызов организации-контрагента и привлечение своих сотрудников к данной работе. Отметим, что со своими работниками справиться будет куда сложнее. Так, у каждой должности в штатном расписании существует своя должностная инструкция, представляющая собой перечень полномочий, прав и обязанностей. Таким образом, если в должностной инструкции человека нет обязанности мыть окна, значит, принудить его к этому окажется невозможной задачей. Более того, мытьё окон подразумевает работу на высоте, а здесь уже в работу включатся требования по части охраны труда.

Самым простым способом помыть окна в помещении будет вызов профильной клининговой службы. Специально обученные люди, обладающие соответствующими навыками и корочками, позволяющими трудиться на высоте, справятся с задачей за считанные часы, запросив за это справедливую плату.

Служебная записка

Служебная записка на мытьё окон представляет собой, по сути дела, внутреннее обращение от одного из сотрудников организации в адрес другого. В нашем случае конечным адресатом служебки может выступить фактически любой представитель организации, уполномоченный разрешать вопросы по части взаимоотношений с контрагентами. Например, это может быть директор, главный бухгалтер или заведующий по АХЧ.

Следует понимать, что услуги контрагента всегда будут стоить денег, а значит, их необходимо будет выделить из бюджета компании. Все вопросы материального характера в обязательном порядке должны проходить через директора компании или её главного бухгалтера. Любой списанный рубль в обязательном порядке отражается в бухгалтерии, фиксируется в журналах. Если некорректно отразить расходы, у налогового органа могут возникнуть вопросы относительно подлинности сделки, правильности учёта налогообложения.

Для того, чтобы вся процедура прошла гладко, директору компании потребуется издать соответствующий приказ. Под любым распоряжением начальника, как известно, должны находиться веские основания. В нашем случае основанием для издания такого приказа выступит служебная записка от одного из сотрудников. Непосредственно в тексте приказа начальник сможет оставить на неё ссылку, тем самым обосновав своё распоряжение.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на мытьё окон, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает для составления такого документа каких-то конкретных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что любой желающий сможет сформировать обращение самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. В частности, наша служебная записка должна быть выполнена в полном соответствии со структурой: шапка, основной содержательный блок, реквизиты.

Написать текст служебки сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги формата А4 пропишем название нашей компании, которой мы и трудимся, ФИО и должность её руководителя или иного сотрудника, к которому мы будем обращаться. В теории разрешать вопросы по поводу мытья окон может директор, главный бухгалтер, заведующий по АХЧ и даже специалист по закупкам. О себе автор служебки должен будет оставить собственные ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу мы обращаемся к коллеге, отвечающему за взаимоотношения с контрагентами и оплату их услуг, выступаем с инициативой мытья окон. Ссылаемся на то, что в последний раз окна на предприятии мылись довольно-таки давно, а их текущее состоянии однозначно оставляет желать лучшего.

Если вы уже подобрали организацию, занимающуюся мытьём окон по доступным ценам, можно указать её наименование. Безусловно, итоговое решение о том, мыть ли окна вообще, а если и мыть, то при помощи какой организации, будет принимать директор, однако велика вероятность, что в этом он будет опираться на служебную записку от подчинённого.

Примерный образец