Служебная записка на мойку автомобиля

Служебная записка на мойку автомобиля – это документ, с которым в адрес руководителя организации или человека, отвечающего конкретно за автопарк, может обратиться водитель служебной машины, выразить просьбу о выделении средств на мойку автомобиля. Сегодня мы разберемся, как часто нужно мыть служебную машину, сколько стоит соответствующая услуга, как правильно составить официальную бумагу и зачем она вообще нужна.

Мойка автомобилей

Служебный автомобиль – это машина, находящаяся на балансе предприятия, используемая в его целях. Речь может идти о частном извозе как сотрудников, так и потребителей, массовой перевозке пассажиров, выполнении каких-либо работ и так далее и тому подобное. В силу того, что организация сама вольна распоряжаться своим имуществом, в том числе и машиной, именно руководство предприятия обладает полномочиями устанавливать дополнительные правила по части её эксплуатации. Конечно, директора компании не может указывать, как водитель должен вести машину, ведь Правила дорожного движения едины для всех, однако можно урегулировать вопросы заправки топлива, мойки машины, оплаты стоянок, проезд по платным дорогам и так далее и тому подобное.

Итак, каждая компания самостоятельно определяет, как часто нужно мыть служебную машину. Здесь всё, как правило, зависит от типа автомобиля и целей его эксплуатации. Конечно, если мы говорим об извозе граждан, будь то сторонние потребители или же сотрудники компании, то мыть машину нужно довольно-таки часто, а возможно даже и ежедневно. Неприемлемо, чтобы представители серьезной фирмы приезжали на деловые встречи на грязном автомобиле.

Точно такое же правило, но в обратную сторону, работает с различного рода рабочими машинами: грузовики, спецтехника и так далее. Основная задача такой машины заключается в выполнении определенного перечня работ, а внешний вид – это уже второстепенный момент.

Служебная записка

Служебная записка на мойку автомобиля представляет собой документ из разряда внутренних для документооборота компании. Посредством служебок представители компании выражают запросы, доводят какую-то информацию до сведения и так далее и тому подобное. В нашем случае темой служебной записки будет запрос денежных средств на мойку служебного авто. Её автором всегда будет выступать сотрудник, ответственный за эксплуатацию машины, а вот адресат будет разниться от предприятия к предприятию. В теории это может быть начальник гаража, заведующий по АХЧ, главный бухгалтер, заместитель директора или даже сам директор.

Этот документ необходим нам, в основном, по той причине, что на автомойку потребуются деньги, а для того, чтобы выделить их из бюджета компании, её директору потребуется издать соответствующий приказ. Любое распоряжение начальника, как известно, должно на чем-то основываться. В нашем случае основанием выступит служебная записка от водителя.

Вопрос о том, каким именно образом будет оплачиваться автомойка, каждая организация решает самостоятельно. Вариантов взаимодействия здесь несколько:

• единоразово выдать водителю деньги в наличной форме в подотчет;
• завести пластиковую карту конкретной автомойки, чтобы водитель мог пользоваться ей по мере необходимости, а счета выставлялись на организацию;
• заключить с одной из автомоек абонентский договор, согласно которому можно будет мыть автомобили в течение того времени, пока на лицевом счету есть деньги.

Все варианты так или иначе имеют право на существование, встречаются в практике. То, какой больше подходит вашей фирме, решит её директор.

Разбираемся, как составить служебную записку

Первым делом разберемся с шапкой нашего документа. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, сотрудником которой мы и являемся, ФИО и должность её представителя, к которому будем обращаться. Как мы уже говорили выше, это может быть начальник гаража, завхоз или даже директор. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, такого набора сведений окажется вполне достаточно для достижения желаемого результата.

Ниже по документу начинаем работу с основным содержательным блоком служебной записки. Обращаемся к руководителю, выступаем в его адрес с инициативой выделения денежных средств на мойку служебного автомобиля. Здесь мы самостоятельно можем предложить свой путь решения данного вопроса: наличка в подотчет, договор с автомойкой, пластиковая карточка на мойке самообслуживания.

Следующим шагом, когда наше заявление уже практически полностью составлено, останется лишь расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Эти атрибуты должны быть присущи каждому деловому документу без исключения. Итоговый вариант служебки мы передаем начальнику на рассмотрение, дожидаемся, какое решение он примет. Каким бы оно ни было, вас уведомят сразу же, как только появится информация. Вероятнее всего, для получения денег водителю придется пройти в бухгалтерию, получить их и расписаться в соответствующей ведомости.

Примерный образец