Служебная записка на курьерскую доставку

Служебная записка на курьерскую доставку – это официальная бумага, с которой в адрес ответственного за отправку корреспонденции и прочих посылок лица может обратиться любой работник организации, выступив с инициативой оформления курьерской доставки какого-то предмета. Сегодня мы разберемся, что представляет собой курьерская доставка, зачем нужна подобная служебка и как правильно её составить.

Курьерская доставка

Курьерская доставка является самым удобным способом доставки предметов в рамках одного населенного пункта или одной области. Вручая тот или иной предмет курьеру в руки, отправитель может быть уверен, что в считанные часы он окажется у адресата. Отметим, что курьерская доставка работает также и на межгород, однако сроки здесь будут соответствующие. Безусловно, курьерская служба доставки справится с поставленной перед ней задачей существенно быстрее, если сравнивать с Почтой России, а значит, такой вариант в некоторых случаях видится более перспективным. Как правило, если мы говорим о коммерческом предприятии, то здесь время ценится больше, нежели разница в стоимости доставки различных организаций.

Итак, если организации потребовалось направить тот или иной предмет либо товар курьерской доставкой, никаких проблем в этом нет, нужно будет лишь обратиться к контрагенту с соответствующим запросом и заплатить деньги. На крупных предприятиях для отправки корреспонденции и посылок существуют специальные отделы, занимающиеся в том числе регистрацией входящих, маркировкой исходящих отправлений. Если ваша компания относится к одной из таких, значит, мы должны принести предмет своим коллегам вместо с заверенной служебной запиской на отправку курьерской доставкой.

На основании подписанной рукой руководителя служебной записки представители почтового отдела и смогут направить материалы по назначению, уплатив выставленную контрагентом стоимостью услуги. По состоянию на сегодняшний день очень многие предприятия пользуются именно курьерской доставкой по причине скорости доставки, а также удобства в исполнении.

Служебная записка

Служебная записка на курьерскую доставку необходима сразу же по двум причинам. Во-первых, на основании служебки от сотрудника предприятие сможет обосновать выделенные денежные средства. Чем более крупный товар необходимо направить, тем дороже выйдет стоимость доставки. Также немаловажным фактором является вес посылки. В теории стоимость курьерской доставки может разниться от пятисот рублей вплоть до нескольких десятков тысяч рублей.

Во-вторых, служебная записка выступит основанием и подсказкой для отправки, в роли своеобразной заявки. Так, если отправкой будут заниматься представители почтового отдела вашей же организации, значит, им нужно будет знать, кому и по какому адресу направлять товар.

Форма документа

Форма служебной записки на курьерскую доставку – это довольно важный момент, которому мы должны уделить соответствующее внимание. Отметим, что по состоянию на сегодняшний день внутренние документы организаций могут составляться в произвольном виде. Так, каждая отдельно взятая компания имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне собственный фирменный бланк. Таким образом, если кому-то из сотрудников потребуется составить служебную записку, он сможет взять за основу заранее заготовленный шаблон, воспользоваться им. Таким образом задача существенно облегчится, а внутренний документооборот фирмы станет более целостным и единообразным.

В том случае, если у вашей компании не оказалось в наличии собственного бланка, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно, своими силами. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота и вооружаемся подручными средствами.

Разбираемся, как сформировать служебную записку

Начинаем процесс составления служебной записки на курьерскую доставку с заполнения шапки официальной бумаги. В частности, нам потребуется в правом верхнем углу листа бумаги указать полное наименование нашей фирмы, ФИО и должность сотрудника, уполномоченного разрешать вопросы относительно курьерской доставки. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем собственные ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу мы приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к своему коллеге, утверждаем, что нам нужно направить тот или иной предмет курьерской посылкой по такому-то адресу, такому-то получателю. Если важную роль играют сроки доставки, укажите этот момент, а также предельные сроки.

Следующим шагом, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется лишь заверить её собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь мы передаем итоговый вариант служебки на рассмотрение представителю почтового отдела нашей компании, дожидаемся, когда он направит посылку по назначению.

Примерный образец