Служебная записка на компенсацию услуг сотовой связи – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться в адрес директора с целью истребования компенсации личных денежных средств, затраченных на услуги связи. В рамках настоящего материала мы постараемся разобраться, в каких случаях работник может рассчитывать на денежную компенсацию, как правильно оформить служебную записку.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Сотовая связь на работе
Услуги сотовой связи являются неотъемлемым элементом трудовой жизни многих сотрудников. Речь идёт о различного рода менеджерах по продажам, руководителях отделов, юристах. Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что работодатель обязан обеспечить своих подчинённых всем необходимым для их работы. Причем речь идёт не только о канцелярии и бумаге, но также об оплате мобильной связи, если сотрудники работают по телефону.
По идее, организация должна издать локальный акт или приказ, в соответствии с которым компенсация сотовой связи будет утверждена компенсация. Даже в том случае, если компенсация не закреплена на официальном уровне, а работник звонил по должностным обязанностям со своего личного телефона, он в любом случае имеет возможность обратиться к директору и затребовать компенсацию.
Служебная записка
Служебная записка на компенсацию услуг сотовой связи относится к внутренней документации организации, будет подаваться от одного сотрудника другому. В служебной записке можно выразить просьбу, выставить требование или просто донести информацию. В нашем случае мы будем просить выделить денежные средства, которые были затрачены из нашего кармана в рабочих целях. Здесь придётся подтвердить, какую именно денежную сумму вы затратили. В наше время, когда тарифы у сотовых операторов чаще всего предусматривают энное количество минут для исходящих звонков, рассчитать точную сумму практически невозможно, однако, если вы проговорили все минуты, можно запросить у директора полную стоимость абонентской платы за месяц.
Сама служебка может быть передана как директору компании, так и вашему непосредственному руководителю. Этот вопрос решается в индивидуальном порядке в зависимости от особенностей организации рабочих процессов в фирме. Иногда служебка требует согласования непосредственного начальника, а иногда – нет.
Форма документа
Форма служебной записки на компенсацию услуг сотовой связи не утверждается ни одним действующим ныне нормативным правовым актом, что позволяет формировать документ в произвольном виде. Для этого составителю придётся освежить в памяти общие правила взаимодействия с официальными бумагами либо, если он ранее был с ними не знаком, изучить азы данного вопроса. Речь идёт о деловом стиле языке, нейтральном тоне повествования, соблюдении норм пунктуации и орфографии.
Для того чтобы документооборот предприятия был более целостным и единообразным администрация может разработать и утвердить на локальном уровне собственные фирменные бланки, которые будут использоваться сотрудниками на постоянной основе. Более того, такое решение значительно облегчит работникам задачу, ведь им не придётся каждый раз формировать служебки самостоятельно и тратить на это энное количество рабочего времени.
Служебка в свободной форме составляется во вполне конкретной структуре: шапка, основной содержательный блок с разъяснением сути обращения и просьбой по компенсации расходов, а также даты формирования, подписи ответственного сотрудника. В качестве носителя информации мы будем использовать ставший уже традиционным чистый лист бумаги формата А4.
Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Как показывает практика, печатный вариант имеет более деловой внешний вид, а его содержание значительно проще воспринимается человеческим глазом.
Объясняем, как правильно составить «служебку»
Служебная записка на компенсацию услуг сотовой связи, как мы уже отметили ранее, будет формироваться из нескольких структурных элементов. Рассмотрим, как не допустить ошибок при их наполнении.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже пропишем ФИО нашего директора, а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту обозначим ФИО сотрудника заявляющего служебку в родительном падеже, его должность согласно штатному расписанию. Иные реквизиты и идентификаторы указывать нет необходимости, ведь документ носит строго внутренний характер.
Ниже по документу мы уважительно обращаемся к директору компании, начинаем разъяснять суть обращения. Утверждаем, что ваша работа неразрывно связана с телефонными звонками, а значит, вы ежедневно их осуществляете. Затем обозначаем, что в силу обстоятельств вам пришлось звонить с личного телефона, а значит, тратить собственные денежные средства в интересах организации. Ссылаемся на то, какую конкретно сумму вы затратили на звонки, просим директора компенсировать её. Если служебку одобрят, деньги вы получите в расчетный период либо отдельно от него, из кассы.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное автографом исполнителя с расшифровкой, ставим дату составления. В таком виде служебную записку уже можно передавать директору на рассмотрение. Каких-то конкретных сроков ожидания законодатель не предусмотрел, а значит, будем руководствоваться стандартными тридцатью календарными днями.
Примерный образец
