Служебная записка на изготовление факсимиле – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой её сотрудник, выступив с инициативой выделения денежных средств и согласования идеи изготовления факсимиле в типографии. Сегодня мы разберемся, что такое факсимиле, где и в каких случаях она используется, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Факсимиле
Факсимиле представляет собой печать, способную отразить на бумаге фактически любой графический рисунок. В практике делового документооборота в факсимиле обычно закладывается автограф какого-то человека. Обычно речь идёт о руководителях различных звеньев. Например, директору любой организации в течение рабочего дня приходится уделять немало времени на то, чтобы подписывать множество различной документации:
- доверенности;
- договоры;
- акты;
- и так далее.
Как показывает практика, использование в работе факсимиле может не только ускорить процесс, но и существенно облегчить его за счет того, что рука не будет настолько сильно уставать в процессе.
Изготовлением факсимиле занимаются типографии, имеющие в распоряжении соответствующее оборудование. Стоимость услуги будет зависеть от региона, в котором происходит действие, количества изготавливаемых штампов и их качества.
Служебная записка
Служебная записка на изготовление факсимиле представляет собой строго внутренний документ, который, по идее, никогда не должен выйти за пределы внутреннего документооборота. Посредством служебки компания будет решать свои локальные вопросы, касающиеся внутренних моментов.
Основания цель обращения с подобной служебкой запиской – это получить «добро» на изготовление факсимиле в типографии. Во-первых, услуга, как мы уже выяснили, будет стоить денег, а значит, их откуда-то нужно взять. Во-вторых, все используемые в организации печати должны быть зарегистрированы, поставлены на учет, иметь свои уникальные номера. Таким образом, использовать самостоятельно изготовленный штамп не получится, в любом случае придется поставить в известность руководство организации.
Адресатом подобной служебной записки всегда будет выступать руководитель всей организации в целом, чем бы она ни занималась. Что касаемо автора служебки, то им фактически может быть кто угодно. Если человек обращается с подобной инициативой в адрес начальника, значит, ему в работе действительно необходима факсимиле. Именно таким образом мы и будем мотивировать свой запрос в основном содержательном блоке служебной записки.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на изготовление факсимиле, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что чисто в теории справиться с задачей формирования служебки может совершенно любой работник, вне зависимости от того, чем конкретно он занимается на предприятии.
При работе с официальной бумагой придется изучить или же освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами. В частности, исполнителю придется придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Не следует также и забывать о существовании стандартной для подобных документов структуре: шапка, основной содержательный блок, реквизиты.
Что касаемо исполнения содержательной части, здесь существует два варианта: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике, тем не менее мы бы рекомендовали отдать предпочтение печатному способу. Дело в том, что таким образом наша служебная записка приобретет более деловой внешний вид, с ней будет приятнее работать. Более того, печатный текст воспринимается человеческим глазом куда лучше. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки на изготовление факсимиле нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет прописать полное наименование организации, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность руководителя компании в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, ФИО и должность в штатном расписании автора служебной записки, в родительном падеже.
Ниже по документу обращаемся к начальнику, выступаем с инициативой изготовления факсимиле. По идее, любая просьба к руководству должна чем-то мотивироваться, чтобы её по итогу согласовали без лишних проблем. Здесь мы можем сослаться на часто подписание той или иной документации в рамках исполнения должностных обязанностей. Например, главбух очень части подписывает первичную и иную документацию, в связи с чем факсимиле несколько бы упростило его работу.
В завершение работы с официальной бумагой автор служебной записки должен будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наш документ уже полностью составлен, останется только передать его на рассмотрение и дождаться ответной реакции начальника. Если всё пройдет так, как и было задумано, в шапке служебки появится заветная виза «согласовано», а значит, инициатива получила зеленый свет.
Примерный образец
