Служебная записка на имя декана

Служебная записка на имя декана – это документ, с которым студент образовательного учреждения или его сотрудник может обратиться в адрес декана, выразить определенную просьбу, обратиться с каким-то запросом и так далее и тому подобное. Сегодня мы разберемся, какие полномочия в образовательной организации выполняет декан, по каким поводам можно обращаться в его адрес.

Должность декана

Если проводить аналогии между образовательной организацией и коммерческим предприятием, что ректор ВУЗа или колледжа является аналогом директора общества с ограниченной ответственностью. Что касаемо декана, то его можно назвать чем-то вроде начальника структурного подразделения. Структурным подразделением образовательного учреждения в такой аналогии выступит факультет.

Декан, равно как и ректор, обладает определенным перечнем полномочий. Конечно же, спектр обязанностей и полномочий будет куда уже, если сравнивать с ректором. Так, руководитель факультета уполномочен разрешать вопросы относительно своего подразделения образовательной организации:

• согласование дат проведения промежуточных аттестаций и экзаменов,
• организация различного рода студенческих мероприятий;
• принятие решения относительно отчисления студента, будучи во главе комиссии;
• принятие вопросов по кадровому составу;
• и так далее и тому подобное.

Так, если студент или сотрудник компании желает обратиться к ректору, ему придется пройти этап согласования с деканом. Абсолютно аналогичная иерархичная система работает в любом предприятии без исключения.

Служебная записка

Служебная записка на имя декана представляет собой официальную бумагу, предназначенную исключительно для внутреннего документооборота образовательного учреждения. Все служебки на имя декана можно условно разделить на две большие категории:

• по рабочим вопросам;
• по вопросам студентов;
• по академическим вопросам.

В первом случае к декану как к непосредственному руководителю будут обращаться сотрудники образовательного учреждения, выражать определенные просьбы. Например, речь может идти об оформлении отпуска, больничного или же командировки.

Что касаемо студенческих обращений, то студенты могут обращаться по поводу пересдач, предоставления академического отпуска и так далее. Академические вопросы в свою очередь касаются именно процесса получения знаний, то есть сюда относится расписание, преподаватели.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на имя декана, следует отметить, что документ можно составить в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. В частности, служебная записка по любому поводу по своей структуре должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Если правильно заполнить эти структурные элементы, служебку можно будет смело назвать сформированной корректно, по всем правилам документооборота.

Также отметим, что каждая образовательная организация обладает возможностью самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, утвердить их на локальном уровне, чтобы студенты и преподаватели в случае необходимости могли ими пользоваться. Применение стандартных бланков ВУЗа пусть и необязательно, ведь служебку всегда можно составить в свободной форме, однако это может существенно облегчить задачу исполнителю.

Так, если всё-таки найти бланк нам не удалось, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебную записку на имя декана самостоятельно. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации для таких документов станет чистый лист бумаги формата А4 или А5.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем формировать нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование образовательной организации, представителем которой мы является, ФИО и должность декана нашего факультета. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки указываем информацию относительно исполнителя служебки. Студент указывает о себе свои ФИО и номер академической группы. Преподавателю или другому сотруднику нужно будет указать свою должность в штатном расписании. В силу того, что данная служебная записка носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к ректору с определенной просьбой или выражаем какую-то инициативу. Конкретное содержание основного блока будет зависеть от ситуации, типа просьбы и обстоятельств. Если вы хотите приложить к служебке какие-то документы, нужно будет оформить их в список, перечислив в столбик.

Примерный образец