Служебная записка на аренду квартиры в командировке

Служебная записка на аренду квартиры в командировке – это документ, с которым в адрес руководителя организации или её иного начальника может обратиться направленный в служебную поездку сотрудник, выразить инициативу съема жилого помещения на время нахождения в командировке. Сегодня мы разберемся, каким конкретно способом работодатель способствует организации служебной поездки, зачем нужна подобная служебная записка и как правильно её составить.

Жильё в командировке

Трудовой кодекс Российской Федерации как основной нормативный акт в сфере трудовых правоотношений говорит нам, что работодатель обязан обеспечить своего работника всем необходимым при организации командировки. Речь здесь идёт о жилье, питании и даже транспортировке из точки «А» в точку «Б», обратно.

Что касаемо проживания, то здесь всё максимально индивидуально. Закон «О труде» не предъявляет конкретных требований к жилым помещениям для сотрудников, оставляя этот вопрос на разрешение руководству фирмы. В теории человека могут разместить в люксе пятизвёздочного отеля или же в номере хостела. Оба варианта будут полностью соответствовать действующему законодательству.

Некие корректировки в общую формулу может внести сам работодатель, издав и закрепив на локальном уровне собственный нормативный акт. Это может быть коллективный договор или положение «о служебных поездках». В таком документе может быть закреплено, что сотрудники на такой-то должности в служебных поездках должны проживать, как минимум, в квартире или же, как минимум, в четырёхзвездочном отеле. Так, если компания сама устанавливает подобные условия, значит, она сама и обязана их соблюдать.

Служебная записка

Служебная записка на аренду квартиры в командировке может подаваться как до официального отправления в служебную поездку, так и во время, а также после возвращения. Здесь всё будет зависеть от ситуации и обстоятельств, а также того, насколько правильно организована служебная поездка.

Например, если сотрудник понимает, что в командировке ему придется находиться несколько дней, а организация рассматривает вариант с арендой места в хостеле, он может самостоятельно выступить с инициативой съема квартиры. Квартира, конечно же, видится куда более удобоваримым вариантом для проживания, если сравнивать её с хостелом, ведь в ней, как минимум, не будет посторонних людей.

Также подать служебку можно и во время нахождения в командировке, однако делать это придется в электронном формате, выслав скан или фотографию официальной бумаги через мессенджер. Например, работника могут не устроить предоставленные ему условия либо же может быть поднять вопрос относительно продления срока командировки и тогда текущие условия однозначно окажутся невозможными.

Что касаемо обращения со служебкой уже после командировки, то здесь ситуацию можно назвать весьма неоднозначной. Так, если сотрудник передает записку уже по факту завершения служебной поездки, значит, он принял решение об аренде квартиры самостоятельно, не согласовав эту инициативу с работодателем. Здесь организация будет иметь полное право отказать в удовлетворении компенсации, ведь руководство не согласовывало съем.

Как бы то ни было, без служебной записки обойтись не выйдет. Во-первых, служебная записка сможет стать основанием для списания денежных средств из бюджета компании, что крайне важно в разрезе вопроса отчетности. Во-вторых, служебка станет основанием для издания директором соответствующего приказа об аренде квартиры.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на аренду квартиры в командировке, хотелось бы отметить, что отечественный законодатель не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов. Составить служебку работник сможет самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь одними лишь правилами документооборота, имея под руками достаточный набор средств.

Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Если заполнить их правильно, никаких вопросов возникнуть не должно.

Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на аренду квартиры в командировке нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, несколько отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании организации.

Ниже по документу обращаемся к директору и поднимаем вопрос относительно аренды квартиры в командировке. Если поездка только предстоит, приводим аргументы в пользу принятия такого решения, а если командировка уже закончилась, значит, мы должны будем приложить к записке договор краткосрочного найма жилого помещения с ценой договора. Конкретное содержание основного содержательного блока будет целиком и полностью зависеть от обстоятельств.

Примерный образец