Служебная записка на аренду автомобиля в командировке

Служебная записка на аренду автомобиля в командировке – это документ, с которым командированный работник может обратиться к своему непосредственному начальнику или руководителю всей организации в целом, выразить просьбу о выделении денежных средств на аренду автомобиля в служебных целях. Сегодня мы разберемся, в каких случаях руководство организации может согласовать подобную служебную записку, как правильно её составить.

Аренда автомобиля в командировке

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает исчерпывающий перечень правил по части оформления служебных поездок, прочих деталей. Так, работодатель обязан обеспечить сотрудника в командировке всем необходимым, включая жилье, питание, транспортные расходы. Если работник посчитает, что для выполнения должностных обязанностей, а также тех задач, ради которых он и прибыл в служебную поездку, ему необходим автомобиль, он сможет поставить этот вопрос перед директором.

Несмотря на обязанность руководства компании по части обеспечения сотрудников всем необходимым, нигде не прописано, о каких конкретно условиях будет идти речь. Так, законодатель обязывает лишь оплачивать транспортные расходы, однако ничего не говорит относительно вида этого самого транспорта. Под транспорт может подойти как автобус и метро, так и такси, арендованный автомобиль. Вопросы подобного толка разрешаются в индивидуальном порядке, в рамках диалога между работником и работодателем.

Обратим внимание, что любые расходы в командировке должны быть чем-то обоснованы. Для того, чтобы не возникло ситуации, в которой организация откажется компенсировать понесенные работником расходы на транспорт, мы бы рекомендовали обсуждать всё заблаговременно. Вполне вероятно, что директор откажется выделять деньги на аренду машины, если посчитает такие меры излишними.

Служебная записка

Служебная записка на аренду автомобиля в командировке представляет собой исключительно внутреннее обращение, которое должно остаться в рамках одного конкретно взятого предприятия. Посредством такой служебки в адрес директора может обратиться совершенно любой сотрудник, направленный в служебную поездку.

Итак, если ваше предприятие имеет в практике применять во внутреннем документообороте служебные записки, мы будем обращаться к директору именно таким способом. Руководитель не обязан удовлетворять все поступающие ему таким образом обращения, однако обязан, как минимум, их рассматривать. Вопрос удовлетворения будет во многом зависеть именно от ситуации и сложившихся обстоятельств.

Для того, чтобы подать директору служебную записку, работник должен соблюсти установленный на предприятии регламент. Например, если на одном предприятии служебку можно вручить лично в руки директору или передать через специальный лоток для корреспонденции, то на другом придется вовлекать в процесс секретаря или иного постороннего сотрудника.

Узнаем, как этот механизм работает на нашем предприятии, приступаем к составлению служебки.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на аренду автомобиля в командировке, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-либо конкретных бланков для составления такого документа. Таким образом получается, что официальная бумага может быть составлена работником в произвольном виде, если, конечно, на предприятии нет конкретных фирменных бланков. Первым делом мы бы посоветовали найти уникальный шаблон и попробовать составить служебку на его основании.

В том случае, если воспользоваться шаблоном не удалось, придется составлять служебку самостоятельно и в свободной форме. Для этого работнику нужно будет освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами и приступить к работе.

Разбираемся, как сформировать служебную записку

Процесс формирования служебной записки автомобиля в командировке нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги формата А4 мы пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность согласному штатному расписанию фирмы. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, нет нужды прописывать более подробные идентификаторы представителей сторон.

Ниже по документу приступаем к составлению основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к директору, ссылаемся на сам факт нашего нахождения в командировке. Следующим шагом мы ссылаемся на необходимость передвижения по населенному пункту в служебных целях, невозможность делать это на общественном транспорте или на такси. Утверждаем, что аренда автомобиля видится вам наилучшим способом передвижения в данном случае, просим выделить денежные средства в соответствующем размере.

Примерный образец