Служебная записка главному бухгалтеру – это документ, с которым в адрес главбуха может обратиться любой сотрудник, желающий выразить ту или иную просьбу по части рабочего процесса. Сегодня мы разберемся, чем конкретно занимается главный бухгалтер фирмы, какие обязанности он имеет, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Главный бухгалтер
Главный бухгалтер организации является руководителем бухгалтерии, занимающимся распределением финансов организации, их официальной регистрацией и так далее и тому подобное. На любом предприятии существует два руководителя: директор и главный бухгалтер. Если директор выполняет функции именно руководителя, занимается принятием важных для развития организации решений, заключает сделки и издаёт приказы, то главбух решает вопросы относительно поступления и расхода денежных средств. Именно главный бухгалтер должен визировать служебные записки на оплату государственных пошлин, закупку товаров, списание оборудования и так далее и тому подобное.
Любая инициатива работников, требующая выделения денежных средств, должна пройти через руки главного бухгалтера. Таким образом организации удается контролировать процесс расхода и поступлений денежных средств.
Работники в общей массе, как говорит нам Трудовой кодекс Российской Федерации, не несут перед предприятием полной материальной ответственности, чего нельзя сказать о главбухе. Таким образом оставляя визу «согласовано», главный бухгалтер принимает на себя ответственность за списание соответствующих денежных сумм. Если в дальнейшем выяснится, что такие расходы не принесли организации результата, отвечать перед директором будет именно главбух.
Служебная записка
Служебная записка как документ представляет собой обращение от одного сотрудника к другому. В нашем случае адресатом служебки выступит главный бухгалтер, то есть руководитель, а значит, записка будет носить вертикальный характер. Можно сказать, что главбух – это второй человек в организации, а значит, обращение к нему должно иметь действительно веский повод.
Служебная записка может содержать в себе просьбу, некую инициативу или запрос. По большей части, работники обращаются к главбуху по должностным ситуациям с просьбами о выделении денег на те или иные задачи. Например, заведующий по АХЧ просит выделить деньги на закупку материалов, юрист просит оплатить государственные пошлины для обращения в суд и так далее. В обязанности главбуха входит просмотреть поступающую к нему служебную записку, проанализировать её содержание, утвердить выделение денежных средств.
Любые частные организации регулярно отчитываются перед налоговым органом по части расходов и поступлений. Любые расхождения будут являться основаниями для привлечения компании к юридической ответственности, главного бухгалтера, в частности. Напоминаем, что главбух – это материально ответственное лицо, занимающее руководящее положение в служебной иерархии.
Форма документа
Форма служебной записки главному бухгалтеру не утверждается на законодательном уровне ни одним из действующих ныне нормативных правовых актов, а значит, нам придется формировать официальную бумагу своими силами. В работе мы должны руководствоваться общими правилами делового документооборота, то есть обращать особое внимание на реквизиты, деловой стиль языка и так далее и тому подобное.
Любая организация, будь то частная или организация, имеет возможность разработать собственный фирменный бланк, которым сотрудники могли бы пользоваться по мере возможности. Такой бланк представляет собой листок бумаги с прописанными реквизитами, оставленным пространством под автограф и визу «согласовано».
Для составления записки мы вооружаемся чистым листком бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой. В качестве альтернативного варианта мы можем воспользоваться компьютерными средствами, то есть напечатать текст на компьютере, распечатать документ при помощи принтера.
Рассказываем, как составить записку
Служебная записка главному бухгалтеру должна начинать формироваться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, ФИО главного бухгалтера, его должность. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.
Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку. Просим главного бухгалтера выделить денежные средства на те или иные цели по тем или иным основаниям. Например, можно попросить выдать деньги в подотчет на ту или иную задачу, выделить деньги на закупку, оплатить госпошлину или что-то ещё. Если вы желаете приложить какой-то документ к служебке, следует оформить его наименование в список, прикрепить на скрепку или степлер.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Таким образом, когда наша служебная записка будет полностью сформирована, нам останется лишь передать итоговый её вариант на рассмотрение.
Как только главбух рассмотрит служебную записку и проанализирует обоснованность трат, он даст ответ. Если всё хорошо и выделение средств одобрено, на документе появится виза «согласовано». В противном случае вам в устной форме будет дан отказ, предложат доработать служебку.
Примерный образец
