Служебная записка на введение должности – это документ, с которым любой представитель организации может обратиться к её руководителю, выразить инициативу о введении в штат фирмы новой должности с теми или иными целями. Сегодня мы разберемся, в каких случаях предприятию может пригодиться сотрудник на новой должности, как правильно его оформить, причем тут служебная записка.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Должности на предприятии
Все должности, доступные для замещения на предприятии, перечислены в его штатном расписании. Компания, как бы она того ни хотела, не сможет принять на работу человека, предварительно не разобравшись с собственным штатным расписанием. Например, если в расписании есть такая должность, но нет свободных ставок по ней, придется выразить инициативу о расширении. В том же случае, когда штатное расписание и вовсе не предусматривает необходимой должности, придется вводить её.
На некоторых предприятиях должность не играет особой роли, так как сотрудники фактически являются разнорабочими, выполняют самые разнообразные трудовые задачи. По идее, если верить положениям Трудового кодекса, работник должен выполнять лишь те функции, которые прямо прописаны в его должностной инструкции. Работодатель не имеет права обязать работника выполнять задачи, не предусмотренные в инструкции. По идее, такой работник может пожаловаться на своего работодателя в Государственную инспекцию труда, инициировать серьезную проверку.
Теперь, когда мы определились, что без введения новой должности в организации нельзя принять на работу нового сотрудника для определенной трудовой функции, можно начать разбираться, как правильно провести всю процедуру.
Введение новой должности
Процедура введения новой должности в штатное расписание всегда начинается с утверждения самой возможности подобного мероприятия. Выступить с инициативой может совершенно любой работник фирмы, однако на практике чаще всего выступает один из представителей руководящего состава. Это может быть начальник отдела, старший менеджер, главный бухгалтер или иной представитель руководства. К мнению начальников директор однозначно прислушается больше, а значит, шансы на удовлетворение возрастают.
Как только директор заверит служебку визой «согласовано», инициатива будет передана в руки сотрудника отдела кадров. Именно кадровик должен вносить изменения в штатное расписание организации, это входит в его прямые должностные обязанности. Сама процедура не должна занять много времени.
Служебная записка
Служебная записка как документ сама по себе представляет официальную бумагу, обладающую определенной юридической силой. Технически они необходимы для сообщения между сотрудниками одной организации внутри её самой. В нашем случае обращение будет носить вертикальный характер, так как оно адресовано от нижестоящего представителя фирмы к вышестоящему. Этот фактор играет определенную роль, так как директор не обязан руководствоваться мнением своих подчинённых. Записку в любом случае отработают, проанализировав её содержание, однако не факт, что инициативу введения новой должности удовлетворят.
Полностью составленную служебную записку следует передать лично в руки директора либо кому-то из его помощников, заместителей. В каждой организации внутренний документооборот работает по-разному.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на введение должности, следует отметить, что отечественный законодатель не предусмотрел каких-либо общеобязательных унифицированных бланков. Таким образом получается, что документ нам придется формировать самостоятельно и своими силами, если, конечно, наша организация не озаботилась разработкой фирменных бланков.
Итак, с 2014 года Госкомстат не обязывает частные фирмы и государственные ведомства пользоваться теми или иными шаблонами в своей работе, что позволяет организациям самостоятельно разрабатывать фирменные бланки под свои цели и нужды. Бланк уже будет содержать необходимые поля для заполнения, реквизиты и прочие необходимые элементы. Работнику останется лишь вписать нужные сведения.
В тех случаях, когда наша фирма не озаботилась разработкой фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку своими силами. Для этого вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой, вспоминаем общие правила делового документооборота и приступаем к работе.
Инструкция по составлению служебки
Служебная записка на введение должности должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника-заявителя, его должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обращаемся к директору, утверждаем, что организация остро нуждается во введении новой должности. Разъясняем, о какой конкретно должности идёт речь, почему она так необходима. Здесь можно сослаться на расширение сферы обслуживания, изменения направления деятельности фирмы и так далее и тому подобное.
В завершение работы со служебной запиской мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.
Примерный образец
